Організації та підприємства будь-якого розміру можуть скористатися системою телефонного журналу для відстеження важливих телефонних дзвінків та контактної інформації. Наприклад, такі фахівці, як юристи та бухгалтери, покладаються на телефонні журнали, щоб вести облік клієнтів і записувати суму оплачуваного часу, витраченого на обслуговування кожного з них.
Основні методи журналу телефону
Використовуйте телефонні журнали, щоб відстежувати вхідні та вихідні телефонні дзвінки. Записуйте дані про клієнтів, такі як бізнес-номери та номери мобільних телефонів, інформацію про електронну пошту та веб-сайт. Для традиційних журналів телефонів зберігайте дані в безпеці, розмістивши їх у безпечному місці, поза межами громадського доступу, коли вони не використовуються. На електронній системі зберігайте повідомлення безпечно, обмежуючи вплив даних і встановлюючи пароль. Якщо в офісі є адміністратор, інтегруйте телефонний журнал з нею, щоб дзвінки поверталися своєчасно та ефективно. Дайте їй доступ до поштових скриньок користувачів, щоб вони могли легко перевіряти повідомлення.
Розширені можливості
Організуйте віддалений та переадресаційний доступ до журналу телефону з мобільного телефону або комп'ютера. Інтегруйте текстові повідомлення та електронну пошту в систему телефонного журналу для більшої гнучкості. Організуйте телефонні повідомлення в особисті папки для легкого доступу. Налаштуйте загальні папки, якщо хочете поділитися даними з рештою офісу. Налаштуйте сповіщення, щоб отримувати повідомлення відразу після їх надходження. Розташуйте нетермінові виклики в папці для оптимального керування часом. Створіть систему, щоб повернути всі телефонні дзвінки протягом розумного часу, і налаштувати нагадування, щоб не було забуто жодного важливого виклику. Щоб створити ефективну систему резервного копіювання, організуйте отримання груп повідомлень.
Традиційні журнали телефонів
Використовуйте традиційну систему телефонного журналу, записуючи інформацію на блокнот, призначений для відстеження абонентів та їхньої інформації. Деякі телефонні колодки постачаються з вуглецем, щоб автоматично створювати дублікати записів для зберігання. Перед електронним віком керівники, офісні працівники та приватні особи стежили за телефонними дзвінками, записуючи імена, номери та іншу інформацію про окремі папірці або прокладки, призначені для цієї мети.
MyWorkTools
Розгляньте можливість використання програми MyWorkTools, яка пропонує документ шаблону Word як телефонний журнал для вхідних і вихідних дзвінків. Інструмент може використовуватися як система управління часом та вимірювання продуктивності, яка відстежує дату і час кожного телефонного дзвінка, набраного номера та тривалості виклику, а також призначення виклику. Інструмент може заощадити час, оскільки усуває необхідність витрачати в середньому дві години або більше, щоб зробити подібний журнал телефону вручну.
Електронна система PhonePad
Завантажте безкоштовну пробну версію системи PhonePad, яка використовує програму Windows для зберігання всієї інформації про телефонні дзвінки в одній папці "Вхідні". Кольорові піктограми та кодування забезпечують розпізнавання статусу миттєвих повідомлень, а повідомлення розміщуються таким чином, щоб вказати, чи є вони новими, чи читатись або потребувати подальшого спостереження. PhonePad виглядає як паперові повідомлення для інтуїтивного інтерфейсу користувача. Повідомлення підтримуються форматуванням тексту в різних шрифтах, кольорах, стилях і розмірах. Одночасно можна відкривати кілька повідомлень, а також підтримувати текстові повідомлення. Вбудована адресна книга зберігає попередні дані абонента.
Журнали КПК або стільникового телефону
Використовуйте телефонний журнал, призначений для вашого КПК або мобільного телефону, наприклад PhoneLog 2.0, для пристрою мобільного телефону PalmPilot. PhoneLog відстежує всі телефонні повідомлення, отримані та залишені для інших. Крім того, можна легко створити список, який можна швидко отримати для зворотних дзвінків. PhoneLog забезпечує повний запис розмов. Система також налаштовується і може бути легко інтегрована.
