Процедури контролю документів не повинні бути складними. Справді, складність додає до ймовірності того, що документ не буде належним чином посилатися. При цьому управління інформацією є одним з найбільш важливих процесів в будь-якій організації. Покладання на електронну кореспонденцію даних збільшує необхідність постійного оновлення процедур контролю та зберігання даних. Неспроможність підтримувати адекватні процедури контролю документів може призвести до великих фінансових ризиків. На щастя, вдосконалення технології документообігу та програмного забезпечення створили новий світ кращих практик.
Визначте критичні процеси
Призначте команду менеджерів, що працюють на різних рівнях, щоб визначити найбільш критичні процеси, пов'язані з потоками даних та інформації. Відстежуйте, як дані (електронна пошта, опитування клієнтів, форма IRS тощо) надходять від вашого клієнта до файлів бази даних. Порівняйте кожен процес потоку даних та визначте загальні або надлишкові завдання. Складіть всі інформаційні процеси, починаючи від електронної пошти до корпоративної відповідності, використовуючи базову схему.
Посібник зі створення процедур
Процедури - як для програмного забезпечення, так і для паперу - повинні визначати, яким чином документи затверджуються до і після оновлення. Вони також повинні деталізувати, як ви оновлюєте та повторно затверджуєте документи. Назвіть, як система ідентифікує зміни, тобто дату видачі або зміни шрифту. Не забудьте окреслити процес вирішення проблеми морального старіння документа. Зрозумійте, як запобігти використанню "застарілих" документів.
Забезпечте функціональність
Переконайтеся, що документи доступні для потрібних людей, коли вони потребують їх. Якщо ви перетворюєтеся на віртуальну систему, обов'язково ретельно документуйте, як буде зберігатися оригінальний документ, якщо взагалі. Нарешті, є рішення для резервного копіювання. При переході до автоматизованої системи використовуйте стратегію розгортання пілота. Після повної конверсії почекайте три місяці, перш ніж знищити або подати паперові документи.
