Функція контролю документів має обов'язок керувати потоком документів і зберіганням в організації за допомогою різних функцій і процесів. До них відносяться збереження файлів і використання належних процедур розповсюдження та перегляду, описаних на сайті Siliconfareast.com.
Бібліотечна система
Функція контролю документів належить до належного функціонування внутрішніх процедур бібліотеки, так що відбувається відповідний доступ персоналу, але місцезнаходження офіційної документації залишається відомим у будь-який час.
Зберігання / подача
Іншою ключовою діяльністю функції контролю документів є зберігання та подача документів для забезпечення належної доступності всіх необхідних файлів.
Ревізії
Функція контролю документів також несе відповідальність за те, щоб офіційно затверджена документація була переглянута тільки в контексті належних процесів та схвалень. Це може включати систему запитів на зміну документів (або проектів) (DCR), які вимагають призначених підписів до того, як раніше затверджений документ може мати додаткові зміни.
Потік роботи
Персонал з документообігу також здійснює діяльність з метою забезпечення ефективного робочого процесу, наприклад, шляхом присвоєння документів відповідному канцелярському або секретарському персоналу для таких видів діяльності, як обробка тексту або сканування.
Відстеження
Функція контролю документообігу також відстежує своєчасне виготовлення документів через загальний процес потоку робіт, наприклад, шляхом використання вікових списків, які вказують на те, що документи витратили занадто багато часу на проходження процесу роботи.
