Контроль документів використовується для підвищення ефективності конкретної організації шляхом контролю версій конкретного документа, що випускаються. Це гарантує, що всі співробітники мають правильні версії конкретного документа. Стандарти ISO - це набір міжнародних стандартів, які допомагають стандартизувати процеси в бізнесі, а також допомагають підприємствам зберігати адекватні записи, повідомляє Intelex. Компанії повинні розуміти, які стандарти застосовуються до їхнього конкретного бізнесу, і використовувати заходи контролю документів для забезпечення дотримання цих стандартів.
Документи для мінімізації
Документальний контроль часто прагне скоротити або усунути паперові документи, тому документи мають менший вплив на навколишнє середовище і знижують витрати компанії, повідомляє Intelex.
Легкість доступу
Простота доступу також є важливим аспектом при роботі з документообігом. Компаніям буде простіше зберігати актуальну інформацію, якщо, наприклад, вони зможуть легко отримати доступ до цієї інформації з Інтернету.
Категоризація
Документи повинні бути організовані в логічні категорії. Таким чином, можна знайти відповідні документи для даної ситуації. Ці документи часто організовані за такими категоріями, як політика, процедура, робоча інструкція, форми та записи, згідно з 9000 World. ISO вимагає наявності відповідних документів у разі потреби.
Експертиза
Документи повинні бути детально переглянуті до їх завершення. У багатьох випадках ці документи повинні переглядатися більш ніж однією особою, як для цілей нагляду, так і для забезпечення того, щоб помилки не були зроблені за допомогою додаткової пари очей, щоб зловити помилки, згідно з 9000 World. Цикл огляду повинен включати працівників, залучених до конкретних документів, і керівників, які здійснюють нагляд за ними, оскільки вони матимуть більше досвіду і зможуть зрозуміти помилки. ISO вимагає, щоб документи були схвалені для адекватності до випуску.
Статус перегляду
Стандарти ISO вимагають перегляду та оновлення документів, коли це необхідно. Умови в конкретній компанії неминуче змінюватимуться, і оновлення повинні бути додані до документів при логіці. Статус перегляду повинен бути розміщений на документі, відповідно до 9000 World. Ці статуси включають розробку, перегляд і затвердження. Застарілі документи, що зберігаються компанією з будь-якої причини, повинні бути визначені як застарілі.
Чіткість
Документи завжди повинні бути читабельними і доступними для тих, хто їх потребує, відповідно до 9000 World. ISO вимагає оновлення документів, коли вони отримують знос або пошкодження.
Розподіл
Документи, що походять з компанії, не тільки контролюються, але й документи, що походять з країни, також повинні контролюватися, відповідно до 9000 World. Багато документів, як-от документи користувача для продукції та обладнання, що належать компанії, повинні бути чітко позначені та розподілені між відповідними особами в компанії.
