Ефективність - це ключова роль у будь-якому офісі чи бізнесі. Будучи організованим, це навик, який принесе користь будь-якому офісному середовищу. Єдине, що ви захочете покращити, навіть якщо ви виявите, що ви загалом організовані, це процедури подачі документів та обслуговування. Ви можете витрачати годинник на пошук важливих документів, якщо не існує системи для керування ними. Надзвичайно важливо мати можливість отримати необхідні документи, коли ви перебуваєте під тиском. Хоча деякі робочі місця можуть мати реальні фізичні файли, переважна більшість документів відбувається на комп'ютері.
Іменування
Назвіть всі файли та папки послідовно. Не називайте деякі з них за датою та іншими за назвою проекту. Будьте впевнені, що кожен файл конкретного проекту має щось унікальне для проекту в його назві. Створіть папку головного проекту з легко ідентифікованим іменем. Розділіть цю папку на підпапки з чіткими назвами, які можна використовувати для переліку імен тих, хто працює над ним, або інших необхідних речей.
Збереження
Зберігайте подібні документи разом. Якщо ви працюєте над певним проектом, збережіть всі документи в одній папці на своєму комп'ютері. Це є більш ефективним і логічним, ніж зберігання всіх електронних таблиць або всієї графіки в різних місцях. Коли ви перебираєтеся з деталями, один клік перенесе вас до проекту.
Вміст
Перш ніж почати подавати документи, знайдіть час, щоб переглянути вміст. Не зберігайте всю інформацію, надіслану вам. Це буде означати більше часу для перегляду непотрібних речей пізніше. Якщо документ відповідає вашому конкретному проекту, збережіть його. Якщо ні, видаліть його з комп'ютера.
Статус
Окремі документи, які є частиною поточної роботи, можна отримати з документів, які є для завершеної роботи та зберігаються тільки для цілей довідки та записів. Використовуйте систему папок. Зберігайте поточні документи в легкодоступному місці, наприклад на робочому столі комп'ютера. Після завершення роботи перемістіть її до теки проекту, в якій зберігається завершена робота. Вибирайте цей метод відповідно до вашого бізнесу.
