Подача - це вікова система, яка полегшує пошук документів. Ці документи можуть включати листи, записки, фінансові звіти, звіти та інші форми листування. Для досягнення послідовної та ефективної системи подачі документів необхідно застосовувати належні процедури. Навіть у сьогоднішньому електронному віці підприємствам та домашнім офісам досі потрібні паперові файли.
Категорії
Групуйте файли за категоріями. Основною категорією буде основний заголовок, що представляє всі інші файли, які будуть розміщені під ним (підкатегорії). Залежно від обсягу категорії, вона може охоплювати весь ящик для картотеки. Наприклад:
Категорія: Реєстри заробітної плати Підкатегорії 2014 року: Реєстр заробітної плати Січень 2014 р. Зареєстрований фонд оплати праці лютий 2014 р. Реєстрація заробітної плати Березень 2014 р
Продовжуйте підкатегорії до кінця року. Якщо ваша категорія заповнить весь ящик, зробіть етикетку та розмістіть її на зовнішній стороні ящика; позначте папки підкатегорії та розмістіть їх у ящику. Використовуйте висячі папки для ваших категорій, якщо у вас є декілька категорій для одного ящика і помістіть в них теки з тегами.
Правила подачі документів
Дві основні правила подачі є алфавітним та датою подачі. При виконанні алфавітної подачі файлу по букві алфавіту. Для подачі даних подайте найновіші файли зверху. Є кілька правил, що застосовуються до алфавітного подання.
При подачі по імені, файлу першою літерою (тобто, Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Коли перше ім'я ідентичне, подайте його за другою літерою (тобто, Ace, Adele, Angie, August).
Файл за прізвищем (наприклад, Коннор, Люк, Денвер, Маріон, Фуллертон, Дж. Д., Шустер, А. П.).
Файл по початковій формі, коли прізвища ідентичні (наприклад, Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Використовуйте першу префіксну літеру, коли прізвище містить префікс (наприклад, de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Надішліть перше прізвище, коли є два (наприклад, Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Файли файлів Mac, Mc, M 'як Mac; Файл St and Saint як Saint (тобто MacIntyre, McKnight, M'Clever; або Saint Paul's, St. Mary's).
Обслуговування файлів
Після того, як ваша система подачі буде акуратно на місці, ви повинні підтримувати її. Майте призначений лоток для подання всіх документів; не тримайте їх лежачи. Не пакуйте папки або ящики з файлами; це ускладнює їх вилучення. Намагайтеся робити що-небудь подачу принаймні один раз на день. Якщо ви керуєте невеликою компанією, робіть це раз на тиждень. Якщо у вас є файли, які використовуються, використовуйте для них нові файли. Покладіть непотрібний папір у кошик або шредер. Якщо ваші файли є конфіденційними, завжди пам'ятайте, щоб заблокувати ящики.
