Компанії використовують посібники з адміністративних процедур для навчання співробітників, створення або придбання програмного забезпечення, а також підвищення ефективності роботи в офісі. Програмне забезпечення є великою частиною офісних операцій і вимагає процедур для визначення таких операцій, як безпека, створення баз даних і доступ, протокол електронної пошти та захист від вірусів. Посібник з процедур часто буде включати блок-схеми, які допомагають у створенні або придбанні програмного забезпечення, що відповідає потребам вашого офісу.
Адміністратори офісу відповідають за обробку та управління документами та документами; підготовка до зустрічей, конференцій та спеціальних заходів; здійснення подорожей; та спілкування з клієнтами, керівництвом, постачальниками та персоналом. Ефективний посібник з процедур чітко і з максимальною деталізацією описує практику офісу. Новий працівник повинен мати можливість звертатися до посібника для отримання інформації про офісні процедури.
Елементи, які вам потрібні
-
3-кільцеве в'яжуче
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
Як складати процедури адміністративного офісу
Визначте процедури
Посібник з процедури адміністративного управління буде складатися з декількох процедур. Почніть з найвищого рівня, більшості загальних процедур, і працюйте до найдетальніших. Повинна існувати блок-схема високого рівня, що вказує, як кожна процедура вписується в цю категорію. Блок-схеми дозволяють легко навчати нових працівників, оскільки це графічне зображення їхньої роботи. Наведений нижче приклад - це проста ілюстрація деяких офісних процедур.
1. Office Records
1.1 Постачання закупівлі 1.2 Подача 1.3 Обробка пошти 1.4 Планування
1.3 Обробка пошти
1.3.3 Отримати пошту -> 1.3.4 Сортувати пошту -> Потрібна негайна відповідь? -> Так -> Позначити як термінове -> Не доставити -> Не маркувати -> Доставити
Під час написання посібника надайте письмові дані для кожного підзаголовку. Наприклад:
1.3.3 Отримання пошти Пошти сортуються в поштовій кімнаті і доставляються в кожен відділ пошти відділу до 10:00. Асистент офісу підбирає пошту, сортує її (див. 1.3.4) і визначає, чи потрібна пошта для негайного реагування (див. 1.3.5).
Збір інформації про процедуру
Це найважливіший крок у процесі написання документів і потребуватиме більшої кількості часу. Переконайтеся, що ви розумієте процедуру, яку ви описуєте, і обсяг проекту. Розумійте аудиторію для цієї процедури і як вона вписується в процедури вищого рівня. Хто є постачальниками процедури? Хто є власниками та фахівцями за тематикою? Хто такі клієнти? Якщо ви зрозуміли вище, виконайте наведені нижче дії.
- Напишіть набір питань з інтерв'ю. Що потрібно знати, щоб написати детальну процедуру?
- Проводити інтерв'ю та документувати результати.
- Створіть блок-схему, яка зображує вхідний процес для процесу, етапи роботи та вихід.
- Перегляньте блок-схеми, які ви створили разом із власниками процесу, щоб отримати точність.
Напишіть проект керівництва
Виберіть формат посібника та переконайтеся, що керівництво погоджується з цим форматом. Опишіть весь посібник. Ви не хочете переписувати інструкцію, оскільки не існує згоди щодо формату чи вмісту. Використовуйте папку з 3 кільцями, щоб зміни та оновлення можна було зробити легко. Включіть наступне для кожної документально оформленої процедури:
- Назва
- Вступ
- Огляд
- Дата перегляду
- Власник процедури - Використовуйте назви як слід і уникайте використання особистих імен
- Блок-схема з покроковими описами
- Визначення
- Матеріали або програмне забезпечення, що використовуються в процедурі
- Ілюстрації, таблиці, діаграми та графіку відповідно
Переглянути та редагувати
Підручник розгляне відповідальною командою менеджменту, власником процедури та замовником процедури. Якщо клієнт є зовнішнім для організації, переконайтеся, що маєте схвалення керівництва, перш ніж подавати запит на перегляд.
Можливо, вам потрібен хтось інший, ніж автор, щоб пройти кожний крок процесу, щоб перевірити його точність і повноту. Якщо існують правові обмеження, переконайтеся, що ваша внутрішня юридична організація перевіряє відповідність посібника.
Проаналізуйте та виправте всі недоліки, виявлені під час процесу перегляду, та напишіть остаточну версію. Отримати підписи остаточного затвердження на відповідному рівні перед публікацією документа.
Призначте одного власника посібника, який відповідає за документування оновлень.
