Ключ до написання сильних процедур і політики полягає в тому, щоб зробити документи досить жорсткими, щоб документувати правила організації, але достатньо гнучкі, щоб їх можна було легко слідувати, в основному без відхилень, оскільки ви повинні документувати кожен маленький відхилений від вашого проекту шлях. У багатьох організаціях ви можете почути процедури та політику, які називаються СОП, або стандартні операційні процедури. Ці документи є основою для організації, тому написання їх добре допоможе зберегти бізнес на шляху та забезпечити, щоб стандартні процедури проходили однаково всім персоналом. Якщо ви працюєте в регульованій галузі, наприклад, у фармацевтичних або біотехнологічних компаніях, то сильні СОП є надзвичайно важливими для успіху вашого бізнесу.
Складіть схему будь-яких процедур і політик, які потребує ваша організація. Створення короткого опису процедур і політик допоможе вам організувати написання. Групування політики та процедур відділом може допомогти вам організувати свої думки. Організуйте план з найважливішими документами на початку, щоб ви могли розставити пріоритети при складанні СОП. Адже треба починати десь і починати з найважливіших засобів, щоб принаймні це було зроблено. Можливо, вам доведеться переглянути ці перші документи після написання SOPS. Необхідно, щоб СОПС не конфліктували між собою.
Розбийте окремі процедури та політику на окремі завдання, пов'язані з заповненням кожного документа. У вашій схемі додайте підзавдання для кожного документа так, щоб кроки були чіткими, логічними та в порядку. Таким чином, документи майже самі пишуть. Не забудьте додати лише найширші кроки. Якщо ви пишете свій SOPS занадто детально, є занадто багато шансів мати відхилення. Не добре.
Опитайте співробітників, які виконують завдання. Не забувайте цінний внесок працівників, які зараз виконують завдання. СОП повинні документувати, як робляться речі, і це люди, які знають. Отже, попросіть працівників, а не менеджерів, зробити деякі розробки проектів документів. Вони завжди можуть бути зміцнені технічним письменником.
Заповніть свій план з більш детальними процедурами, за якими повинні керуватися ваші співробітники. Це найкраща практика для того, щоб залишатися простим при написанні політики та процедур. Також широко поширеною практикою є написання на рівні 5-го класу США - це означає, що п'ятикласник повинен вміти читати і розуміти кожне слово.
Визначте, хто буде підписувати процедури та політику. Підписання повинно мати назви високого рівня, щоб боси знали, як робляться речі. Деякі організації здійснюють кожну політику та процедуру через відділ людських ресурсів або їх юридичну філію для забезпечення порушення законів.
Зателефонуйте на нараду з розгляду, щоб зібрати всіх підписантів в одному приміщенні для обговорення політики. Якщо це взагалі можливо, змусити всі сторони разом в одній кімнаті обговорити одну конкретну політику пересунуть документ набагато швидше, ніж передавати його навколо і просити коментарів. Якщо ви дійсно бажаєте прискорити процес, встановіть мету, що SOP буде підписано наприкінці зустрічі.
Підписати, дати, контролювати версії та розповсюдити завершені процедури та політику. Розгляньте можливість надання кожному працівнику підручника для працівників, який може бути поновлений оновленими документами, якщо це необхідно. Насправді, створити політику та процедуру поводження з ноутбуками, включаючи періодичний аудит довідників працівників, щоб забезпечити, щоб усі співробітники були оновлені.
Перегляньте існуючі затверджені СОП за розкладом. Кожна СОП повинна бути переглянута щорічно або, як мінімум, двічі на рік, щоб переконатися, що практика та політика не змінилися. Переконайтеся, що ви отримали свіжі підписи та дати так, щоб, якщо пройшли аудит, з'явився чіткий паперовий слід повернутих версій.
Поради
-
Стандартні процедури часто забуваються малими підприємствами, але вони є життєво важливими для забезпечення здоров'я бізнесу.
