Малий бізнес часто означає, що менше людей доступні, у них менше часу, і вони часто повинні виконувати кілька різних завдань одночасно. Встановлення офісних процедур може заощадити час, стрес і гроші для всіх учасників. Стандартна процедура означає, що всі сторони знають, як діяти у своїй повсякденній діяльності та де лежить остаточна відповідальність.
Питання людських ресурсів
Людські ресурси є однією з областей, в яких заздалегідь визначені політики та процедури можуть найбільше усунути плутанину та конфлікти. Повинні бути чіткі процедури щодо відсутності, використання телефону, оплати праці, оплати відпусток, питань медичного страхування та безпеки робочого місця. Часто є гарною ідеєю складання посібника, незалежно від того, наскільки малий, щоб дати відповіді на різні питання перед проблемами. Конфлікти працівників, крадіжки, переслідування, насильство на робочому місці та інші важливі питання можуть бути спрямовані з чіткими політиками та процедурами для управління цими ситуаціями. Огляди працівників та попередження можуть бути охоплені, а також дати пакета допомоги та інші питання.
Посадові обов'язки
Особливо малі офіси можуть мати труднощі з викладом точних обов'язків персоналу. Плутанину можна усунути, переконавшись, що співробітники знають, що їх робота тягне за собою, і які додаткові обов'язки вони можуть покликати покрити. Для цього можуть знадобитися організаційні схеми, які вказують, хто бере на себе, коли інші перебувають поза офісом у лікарні або у відпустку. Чітке визначення того, хто має останнє слово в конкретних галузях, може пройти довгий шлях до запобігання плутанини та почуттів у мережі офісу. Згідно з Smallbiztrends.com, офіс-менеджер, швидше за все, буде одним з додаткових обов'язків, таких як людські ресурси, закупівлі та інформаційні технології, які виходять за рамки традиційних службових обов'язків.
Фінансові процедури
Витрати можуть швидко вийти з-під контролю під час ведення малого бізнесу, тому зручна програма бухгалтерського обліку в офісі має вирішальне значення для належних процедур офісу. Операції з кредиторською та дебіторською заборгованістю на щоденній основі можна легко отримати, щоб переконатися, що компанія працює в межах бюджетних обмежень. Доступ до фінансових даних може бути обмежений тими, хто повинен знати. Процедури управління грошовими коштами та дрібними закупівлями повинні бути зрозумілими з легким обліком. Форми повинні бути стандартизовані для питань придбання, інвентаризації, виставлення рахунків та обслуговування.
