Кабінет подання зазвичай відноситься до частини офісної меблі, яка зберігає файли і документи. Шафи-купе мають різні розміри. Деякі з них мають замки для запобігання несанкціонованого доступу, в той час як інші шафи легко транспортуються і доступні для будь-кого. Підприємства з великими обсягами файлів, таких як лікарні, юридичні фірми або школи, часто підтримують кабінети, які не можуть легко рухатися.
Основи
Існує кілька способів подачі документів. Щоб розробити системний підхід, необхідно проаналізувати інформацію, яка буде зберігатися в файлах. Мозковий штурм різними способами, щоб можна було вибрати найкращий метод. Наприклад, якщо ви ведете облік постачальників автомобільних деталей, то ви можете подати алфавітний підхід на основі назви компанії. Ви також можете встановити спосіб розділення постачальників за регіонами (наприклад, Південний, Західний, Східний, Міжнародний). Якщо ви ведете записи рептилій, то ваш метод може включати в себе організацію рептилій за їх науковими іменами або за датою створення файлу.
Управління документами
Після розробки задовільного методу, переконайтеся, що запишіть його так, щоб інші люди могли зрозуміти і дотримуватися системи подачі документів. Також слід переконатися, що файли зберігаються належним чином, оскільки ваша система швидко стане неефективною, якщо файли є неповними (наприклад, відсутні дані) або неправильно збережені (наприклад, ігноровані категорії подання). Наприклад, якщо ви розділяєте стать за кольором, то люди, які створюють файли, повинні пам'ятати про те, щоб розрізняти чоловіків і жінок.
Ви повинні передбачити зростання і додати додаткові шафи або простір у міру необхідності. В іншому випадку записи будуть занадто щільно забиті. Також розглянемо, як диференціювати активні з неактивних файлів і, якщо це можливо, коли знищувати або класти неактивні файли.
Міркування
Багато підприємств впроваджують системи організації документів, які використовують оригінальні документи або копії. Однак, перш ніж створювати нову систему реєстрації, слід вивчити віртуальні параметри. Наприклад, ви можете придбати програмне забезпечення та ввести дані на внутрішній або веб-сервер. Навіть якщо ви наразі маєте систему реєстрації, ви повинні оцінити час і вартість передачі даних з потенційною економією коштів і ефективністю цифрового або веб-сховища. Юридичні фірми, які використовують програмне забезпечення для управління випадками Needles, можуть витрачати значний час на передачу даних, але як тільки система повністю функціонує, існує безліч переваг, таких як можливість доступу до файлів з віддалених місць.
