Політика та процедури є вимогами для більшості організацій. Багато хто з них повинні писати ці типи документів, тому що вони повинні дотримуватися правил, таких як Міжнародна організація зі стандартизації (ISO). ISO - це сімейство стандартів, що зосереджено на підвищенні якості. Одним з найпоширеніших прикладів політики та процедур, які організації записують, є Стандартна операційна процедура (SOP).
Політика
Політика визначає правила, які компанія буде впроваджувати в організації або відділі. Наприклад, компанія має політику щодо паролів. Він може стверджувати, що співробітники повинні змінювати паролі кожні 60 днів. У полісі також може бути зазначено, що система сповіщатиме працівників за 14 днів до закінчення терміну їх дії. Політика повинна бути чіткою, лаконічною та послідовною. Політика також матиме в них абревіатури. Письменник повинен вказувати їх перший раз, коли вони використовуються, а потім використовувати акроніми на всій іншій політиці.
Процедури
Процедури реалізують політику. Процедури надають детальну інформацію, таку як покрокові інструкції щодо виконання завдань. Прикладом процедури може бути створення нових мережевих облікових записів. Перший крок може включати менеджера, який повинен заповнити форму для свого нового прокату. Форма може вимагати, щоб менеджер надавав інформацію, наприклад, повне ім'я нового працівника, посаду та відділ, де буде працювати новий працівник. Потім менеджер подає форму в ІТ-відділ. Потім адміністратор мережі матиме процедури, яких вона повинна виконувати. Вони можуть включати налаштування облікового запису електронної пошти та мережі та створення значка безпеки. Процедури повинні бути легко дотримуватися. Важливо мати на увазі, що процедури змінюються протягом певного періоду часу. Тому компанія повинна переглянути їх не рідше одного разу на рік. Він повинен призначити особу для оновлення процедур. Як і політика, процедури повинні бути послідовними, лаконічними і точними.
СОП
SOP - стандартна операційна процедура. Цей тип документа описує те, що робить організація та її відділи. Крім того, він пояснює ролі та обов'язки працівників. Тоді SOP зазвичай включатиме політику та процедури для кожного відділу. Наприклад, політика буде охоплювати правила придбання обладнання. Потім процедура буде надавати покрокові інструкції про те, як придбати апаратне забезпечення. Хоча SOP в першу чергу складається з тексту, хороша повинна включати організаційні схеми, діаграми, схеми та робочий процес.
