На багатьох робочих місцях меморандуми служать зручним і ефективним засобом спілкування. Відповідаючи на запитання в меморандумі, замість того, щоб спілкуватися «лицем в обличчя», ви можете збільшити кількість працівників, до яких ви отримаєте відповідь, і надайте працівникам фізичний або електронний документ, на який пізніше можна буде посилатися. Щоб забезпечити максимальну ефективність записки, правильно відформатуйте повідомлення та ретельно продумайте його на увазі.
Створити заголовок нагадування. Включіть "Дата:", а потім повну дату, на яку ви надсилаєте свою пам'ятку, "До:" з поясненням того, кому Ви надсилаєте меморандум, "Від:" з Вашим ім'ям, та "Тема:" стислий опис предмета. Якщо ви готуєте свій меморандум електронною поштою, цей розділ, ймовірно, вже буде для вас. Якщо ви вводите нагадування, розмістіть всю цю інформацію у верхній частині нагадування, вирівняну ліворуч.
Помістіть питання в рядку теми. Якщо питання, на яке ви зверталися, було надто довгим, ущільнюйте його, скорочуючи його у фразу з двох або трьох значущих слів. Якщо ви плануєте звернутись до більш ніж одного питання у вашому меморандумі, перелічіть предмет запитань, а потім “Питання та відповіді”, щоб сповістити працівників про зміст записки. Розмістивши це питання або позначення Q&A у рядку теми, ви полегшуєте працівникам знайти записку, якщо їм буде потрібно звернутися до неї пізніше.
Відповідайте на запитання або запитання, стислі, але чітко. Співробітники хочуть відповіді на свої запитання, а не багатослівні. Зберігаючи вашу відповідь чіткою та короткою, ви можете збільшити ймовірність того, що читачі зможуть зрозуміти відповідь і ефективно реагувати на неї.
Скажіть працівникам, з ким вони повинні звертатися, якщо вони потребують додаткової інформації. Якщо ви хочете прояснити будь-яку плутанину стосовно питань самостійно, попросіть їх поговорити з вами. Якщо у вашому бізнесі існує інший відділ, який би був краще підходить для відповіді на запитання з цієї теми, повідомте своїм співробітникам про посилання на конкретного користувача в цьому відділі та вкажіть контактну інформацію цієї особи.
