Резюме може супроводжувати будь-який тип звіту - це просто консолідація важливих деталей, якщо ваша аудиторія не хоче читати весь сам звіт. Відмінності полягають у більш дрібних деталях. Ви повинні точно налаштувати стандартний формат, щоб вмістити вашу тему та вашу аудиторію. Якщо ваша аудиторія є військовою, Група стратегічного маркетингу попереджає, що тільки ВМС виробляє понад 500 мільйонів сторінок документації на рік. Маючи це на увазі, це повинно бути вашим головним занепокоєнням, оскільки персонал може не мати багато часу, щоб витрачати на ваші сторінки.
Організація інформації
Ваша перша проблема полягає в тому, щоб організувати інформацію у вашому звіті, щоб ви могли включити найважливіші частини у набагато більш короткий документ - ваше резюме. Перегляньте повний звіт і вилучіть інформацію, яку ви хочете включити до свого резюме. Порядок подання повинен бути подібним до того, як інформація відображається в самому звіті. Вкажіть заголовки у вашому підсумку, які відповідають чи можуть бути легко підключені до розділів у вашому звіті. Якщо у вашому звіті не відображаються заголовки, ви можете створювати нотації у своєму підсумку, коли ви його пишете, і направляєте читача до місця, де в більш довгому звіті він може знайти більш докладну інформацію. Ви не хочете включати конкретні дані до свого резюме, але читач повинен знайти його, якщо він захоче дізнатися більше.
Написання Резюме
Мета резюме полягає в тому, щоб якомога швидше пояснити всю фундаментальну інформацію, яку ваш читач повинен прийняти у вирішенні питання, до якого ви звертаєтесь. Структуруйте резюме, щоб на початку з'явилася найважливіша інформація. Це має включати згадування про мету та обсяг вашої доповіді, а також, можливо, про ваш висновок. Можливо, ви не захочете залишити свою військову аудиторію вгадуванням до останнього абзацу вашого резюме. Залежно від змісту звіту, ви можете слідувати за процедурами, які потрібно виконати, досліджень, які ви провели, аналізу, варіантів і остаточного рішення. Тримайте свої абзаци короткими, не більше семи-восьми пропозиціями, і присвячуйте кожному з них розділ вашого звіту. Залишайтеся на трьох сторінках, якщо не підсумувати технічний звіт. У цьому випадку підсумок може становити до 10 відсотків сторінок вашого звіту, але якщо це довго, можна прийняти два окремі резюме. Чим довше можна мати справу з технічними проблемами, а більш коротким 3-сторінковим резюме може дати огляд усього звіту. Не переходьте назад і вперед між минулим, сьогоденням і майбутнім часом - це уповільнює читаність.
Звернення до військової аудиторії
Стратегічна маркетингова група рекомендує, що стиль написання армійського стандарту вимагає чіткого повідомлення, що сприяє швидкому читанню. Якщо у вашому звіті йдеться про те, щоб хто-небудь у будь-якій галузі збройних сил міг би подати клопотання, тримайте речення вашого резюме стислим і доречним. Уникайте висловлення думок, таких як: "Я думаю, це буде працювати, тому що X дорівнює Z." Ви можете відмовитися від шести слів, просто заявивши, "X дорівнює Z", а потім викласти ваші найважливіші факти і співвідносити їх з очікуваними результатами.
Вжиття запобіжних заходів
Розгляньте свою аудиторію, якщо ви обговорюєте військові питання. Якщо ви є членом збройних сил і пишете до цивільної особи, переконайтеся, що ви не включаєте будь-яку інформацію, яка є конфіденційною або порушує безпеку. Якщо ви пишете свій звіт і резюме начальнику, обидва можуть пройти через інші руки, перш ніж приїхати до його столу, тому переконайтеся, що всі учасники мають право читати те, що ви написали.
