Повідомляючи працівника, постачальника або власника полісу про те, що їхній контракт не продовжується, потрібно надіслати лист, який не поновлюється. Написання цього листа з тактом і професіоналізмом може полегшити дружнє розлучення, не кажучи вже про економію часу і душевного болю. Це дещо складний маневр; непродовжувальний лист повинен бути збалансованим між твердо заявленою позицією та чутливістю до емоцій одержувача.
Чітко вказати свій намір
Чітко визначте свою мету. Невизначеність може відкрити двері для плутанини пізніше. Вказуючи назву підприємства чи організації, поясніть, що читач не поновлюється. Для більш чутливих питань, таких як робоча позиція, лист повинен слідувати за телефонним дзвінком або особистою зустріччю, пояснюючи коротко причини для непоновлення.
Приклад:
Ви отримуєте цей лист, тому що зараз ви надаєте нам щомісячний кавовий сервіс для нашого офісу, який ми повинні скасувати з наступного місяця.
Надайте передісторію
Дайте чесний привід для непоновлення. Одержувач заслуговує на правильне пояснення рішення. У багатьох випадках причина може бути такою ж простою, як зміна політики, скорочення бюджету або регулярне припинення позиції. Якщо рішення базувалося на низькій продуктивності, скажімо так з прикладом. Уникайте cattiness або надмірно звинувачуючих заяв; замість цього залишайтеся спокійними і професійними. Переконайтеся, що у вас є окремі звіти про інциденти, щоб підтримати будь-які заяви про неправомірні дії або погану роботу, якщо це рішення постане під сумнів.
Приклад:
Ви не продовжуєте роботу через вашу продуктивність у роботі, особливо з точки зору пунктуальності та відданості роботі.
Обговорити доступні параметри
Поясніть, які опції доступні одержувачу. Для зміни політики вкажіть альтернативи та конкретну дату припинення дії. У разі непоновлення контракту на робочому місці або постачальнику важливо не тільки дати часові рамки, але й інструкції, що стосуються часу, що залишився, та відповідальності. Це також можливість, якщо ви виберете, інформувати одержувача про процес оскарження непродовження. Надайте контактну інформацію для особи, яка відповідає за цей процес, або посилання на відповідний веб-сайт для отримання додаткової інформації.
Приклад:
Зауважте, що ваша послуга буде припинена з 1 лютого. Поки ми не потребуємо ваших послуг, ми можемо в майбутньому розширювати наш бюджет, тому, будь ласка, перевірте нас знову в цьому році, коли ми переоцінюємо нашу потреб.
Підрахунок ввічливості
Будьте ввічливі. У багатьох випадках непоновлення є несподіванкою для одержувача, і це може бути жорстким листом для читання, оскільки він часто представляє велику зміну життя або доходу. Дякуйте працівнику, власнику політики або постачальнику за їхній час та внесок у бізнес і, де це доречно, побажайте їм удачі в їхніх майбутніх починаннях. Однак, не варто натякати на будь-які сумніви або сумніви щодо рішення, оскільки це може припустити одержувачу, що він чи вона повинні оскаржити рішення, або навіть звернутися до суду.
Приклад:
Дякуємо за цінний внесок, який ви зробили для нашого бізнесу. Бажаємо вам удачі у майбутніх починаннях.
Правильний формат
Підпишіть лист з вашим ім'ям та посадою. Вкажіть назву та контактну інформацію, щоб одержувач зрозумів ваш авторитет у вирішенні і зможе звернутися до вас з питаннями. Якщо ви просто повідомляєте про зміну політики, додайте, що непоновлення відповідає цій політиці та додайте її для посилання.
Будьте впевнені, щоб прочитати маленький друк
Якщо у вас є письмовий контракт з особою або послугою, яку ви вирішили не поновити, обов'язково прочитайте дрібний шрифт. Можуть бути конкретні дані про те, як і коли ви можете розірвати контракт, який ви повинні дотримуватися, щоб ви не зіткнулися з порушенням контрактної ситуації. Якщо це договір про автоматичне поновлення, наприклад, для щомісячного обслуговування, надішліть у письмовій формі свій запит на припинення дії та надішліть його у відповідний відділ. Не забудьте вказати дату, коли ви бажаєте припинити послугу. Це залежить від вас, якщо ви хочете включити причину. Якщо ви не скасуєте до закінчення періоду поновлення, ви можете заблокувати плату за припинення, тому зверніть увагу на будь-які терміни, які потрібно скасувати, коли ви укладаєте договір про автоматичне поновлення.
