Не покладайтеся на телефонні дзвінки, щоб отримати потрібні результати. Коли ви розмовляєте по телефону з клієнтами, страховими компаніями, підприємствами або будь-ким іншим, про важливу тему, вам необхідно надіслати лист-підтвердження для створення письмового запису для подальшого використання.
Елементи, які вам знадобляться
-
текстовий процесор
-
паперу
-
конверт
-
штамп
Лист підтвердження - це спосіб зробити письмовий запис телефонної розмови, який може бути використаний пізніше, щоб довести те, що обговорювалося. Лист підтвердження виконує три речі: 1) допомагає сторонам відстежувати обов'язки; 2) повідомляє адресату, що розмова не буде забута; та 3) можуть бути використані в якості доказів у судовому провадженні для підтвердження вашої версії подій.
Плануйте лист перед телефонною розмовою, склавши перелік речей, які потрібно обговорити. Для кожного пункту обговорення визначте, хто є відповідальним і коли буде виконано цей пункт. Якщо є якісь непередбачені обставини, визначте їх.
Після телефонної розмови почніть писати свій лист. Включіть дату, адресата та лінію предмета. Напишіть лист просто і лаконічно. Лист повинен бути фактичним і точним. Залиште коментарі, спекуляції та емоції. Як правило, не використовують знаки оклику. Не намагайтеся залякати або залякати. Пам'ятайте, що лист може закінчитися читанням судді або жюрі, і ви не хочете зустрічатися як неприємний або нерозумний.
Початок листа з "Цей лист підтверджує нашу телефонну розмову на дата щодо ___"Тоді чітко опишіть те, що обговорювалося, вказавши, хто сказав що. Переконайтеся, що ви включили всю важливу інформацію, включаючи, хто несе відповідальність за пункт дії, коли він має бути завершений, і будь-які непередбачені обставини. повідомте мені у письмовій формі якомога швидше, якщо що-небудь описане вище є неточним.
Переконайтеся, що ви зробили та зберегли копію підписаного листа, а потім надішліть його поштою. Якщо предмет листа є критичним, і у вас є підстави вважати, що адресат може відмовити у отриманні листа, то відправте лист через завірений лист. Якщо у вас є адреса електронної пошти адресата, то електронна пошта є нормальною.
