Листи підтвердження отримання підтверджують доставку запитуваних предметів, наприклад, відвантаження товару або пропозицію контракту. У листі чітко описано, що було отримано і коли. Він також зазначає, чи є необхідним будь-яке продовження. Листи, як правило, складаються лише з кількох абзаців і, як правило, надсилаються протягом одного робочого дня з моменту отримання запитаних пунктів. Більшість листів з підтвердженням надсилання надсилаються звичайною поштою, але також є опції факсу, електронної пошти та сертифікованої пошти. Державний університет штату Колорадо відзначає, що підтвердження листа є професійною ввічливістю, яка допомагає сприяти розвитку ділових відносин.
Перегляньте елементи, які потрібно підтвердити. Підтвердьте, що доставка відповідає вашим очікуванням.
Надішліть листа особі, яка очікує отримання підтвердження. Повне ім'я та посада особи разом з адресою повинні міститись на листі та конверті.
Напишіть лист. У першому абзаці підтверджується отримання пунктів, дякуючи вантажовідправника за доставку запитуваного товару або інформацію. Потім перерахуйте кожен пункт, отриманий разом з датою.
Повідомте одержувачу у другому абзаці, що ви задоволені доставкою - якщо це так, і що доставка відповідає вашим очікуванням.
Завершіть листи з доповненням, наприклад, "Дякуємо" або "З повагою", і друковану назву. Підпишіть і відправте лист.
