З моменту першого контакту роботодавця з потенційним працівником, через час припинення трудової діяльності, важливо, щоб письмові записи, пов'язані з працівником, зберігалися в кадровій справі працівника під ім'ям кожного працівника. Ці файли зайнятості, якщо їх підтримують належним чином, можуть потенційно служити для захисту роботодавця від майбутньої відповідальності за порушення трудового законодавства та трудового законодавства, таких як неправомірне припинення або дискримінація зайнятості.
Елементи, які вам знадобляться
-
Блокування шаф для зберігання файлів або захищеного приміщення з обмеженим доступом
-
Папки файлів
Зрозумійте, чому потрібно зберігати файли персоналу персоналу. Це записи компанії та працівників про те, що сталося на робочому місці. Записи, що зберігаються в кадровій справі, можуть служити для захисту роботодавця в майбутньому судовому процесі і допомагають розібратися в непорозуміннях, які можуть виникнути у зв'язку з питаннями політики, питаннями оплати та пільг, робочими обов'язками та відповідальністю, дисциплінарними або коригувальними діями та скаргами.
Так що ж слід переходити до кадрової справи працівника? Наступні документи та записи повинні підтримуватися фахівцями з людських ресурсів або керівниками кожного співробітника. Описання роботи Заява про прийом на роботу Пропозиція про працевлаштування IRS форма W-4 Квитанція для підручника для працівників (Часто хороша ідея зберігати копію самого підручника, особливо коли воно періодично змінюється. Таким чином, всім відомо, якими були умови підручника, що підписав працівник.) Будь-які оцінки ефективності Співробітники отримують реєстраційні форми Нагороди Скарги та компліменти отримані про працівника Дисциплінарні дії або попередження * Записи відвідуваності Рекомендується, щоб кожен різний тип запису мав власну вкладку.
Медичні записи та імміграційні форми повинні зберігатися в окремих файлах. Оскільки ви не можете приймати рішення про зайнятість на основі імміграційного статусу особи, якщо вони мають право працювати в США, а федеральний уряд має право переглядати I-9, то, мабуть, краще зберігати її окремо. Крім того, що стосується медичних записів, то Закон про американців з обмеженими можливостями (ADA) містить дуже суворі правила щодо конфіденційності та доступу до медичної документації, тому необхідно зберігати їх у окремому файлі та кабінеті з обмеженими можливостями. доступ. ADA обмежує розкриття інформації в цих записах керівникам, оскільки працівник має необхідні обмеження щодо своїх обов'язків або потребує розміщення; працівників першої допомоги у випадку екстреної медичної допомоги; а також урядові та страхові посадові особи за обмежених обставин.
Важливо, щоб некоректна інформація в особовому довіднику працівника була виправлена негайно після повідомлення компанії, що інформація є неправильною.
Файли персоналу співробітників повинні бути заблоковані та доступні лише для людей, які мають законний бізнес, який повинен мати доступ до файлу. Менеджеру або керівнику першої лінії може знадобитися доступ для прийняття рішень щодо просування по службі та дисциплінарних дій. Якщо кожен, хто не має законного бізнесу, повинен отримати доступ до файлу, він хоче його побачити, їм потрібен дійсний суд. В іншому випадку можуть бути порушені права приватного персоналу.
Загалом, закон не вимагає від Вас розкривати працівникові, що знаходиться в їхньому персоналі, без відповідного запиту від працівника. Це, напевно, краща бізнес-практика, однак, щоб упевнити співробітників про те, що знаходиться в їхньому файлі. Таким чином, ви не маєте маргінального співробітника, який дивується, коли вони дисципліновані або припинені. Виняток із цього загального правила - це положення Закону про справедливу кредитну звітність (FCRA). Це вимагає, щоб ви інформували працівників, або потенційних співробітників, якщо ви приймаєте несприятливі дії на основі того, що міститься в їх кредитний звіт.
Окремим питанням про те, що в їх кадровому файлі є повідомлення, є питання доступу. Багато держав вимагають від роботодавців надавати співробітникам і колишнім працівникам доступ до їхньої кадрової справи. Важливо, як фахівця з людських ресурсів або власника бізнесу, щоб ви ознайомилися з правом вашої держави в цьому відношенні. Як правило, доступ працівників повинен бути розумним і за умови, що член правління присутній, щоб гарантувати, що нічого не буде зроблено або змінено. Деякі державні закони дозволяють працівникам мати копії, якщо вони це роблять, щоб хтось із компанії зробив копію. Часто існують обмеження того, що працівник може побачити у своїх кадрах. Якщо є чутливі елементи, такі як довідкові листи, кримінальні розслідування та інша інформація, яка може порушувати чужу конфіденційність, їм може бути відмовлено в доступі до нього. Це гарна ідея тут, щоб зберегти ці пункти в окремій вкладці у файлі персоналу співробітника. Деякі державні закони можуть дозволити працівникам подавати спростування до дисциплінарних дій або оцінок.
Поради
-
Зберігайте копію закону штату, якщо є у вашому штаті, про доступ до файлів персоналу персоналу, розміщених або зручних, у тому районі, де зберігаються ці файли. Це дозволить уникнути будь-яких конфліктів між керівництвом і працівником над тим, що є і не допускається.
Увага
З кожним працівником треба ставитися так само, коли йдеться про підтримку та доступ до своїх кадрових записів. Будь-яке відхилення на практиці може піддати компанії судовий розгляд. Якщо у вас взагалі виникли сумніви щодо того, як зберегти ваші працівники, зверніться до адвоката.
