Бізнес-сценарій тепер базується на проектах. Проекти залучають міжфункціональні команди, а різноманітність думок допомагає інноваціям. Метою багатьох бізнес-проектів є задоволення та перевищення очікувань клієнтів. Інтегрованим управлінням проектами є нова бізнес-мантра, в якій управління проектами є невід'ємним процесом виконання стратегічного плану. Розуміння процесу життєвого циклу проекту є критично важливим для всіх сфер роботи, оскільки це призводить до підвищення ефективності.
Визначення проекту
Підприємства часто покладаються на «проекти» для задоволення потреб клієнтів. «Проект» відрізняється від повсякденних рутинних і довгострокових «програм» певними характеристиками. Для того, щоб називатися «проектом», завдання повинно мати конкретну мету, повинно бути одноразовим зусиллям із встановленим тривалістю життя. Проекти також мають технічні характеристики та обмежені часом, грошима, персоналом та іншими ресурсами. Кожен життєвий цикл проекту характеризується чотирма етапами: етапом визначення, етапом планування, етапом виконання та етапом надання.
Управління проектами
Управління проектами - це процес планування, планування та контролю проектів. Декілька факторів призвели до збільшення уваги до ефективного управління проектами. Зростаюча глобальна конкуренція призвела до стиснення життєвого циклу продукції. Підприємства мають справу з більш короткими сценаріями розвитку продукту. Вибух знань із загальними інформаційними мережами та підвищеною увагою клієнтів сприяли більшій складності проектів. Це вимагає ефективного управління міжфункціональними командами проектів. Компанії також виконують численні проекти одночасно. Тому розподіл ресурсів та ефективне управління проектами має стратегічне значення.
Планування
Планування в контексті проекту передбачає створення дорожньої карти для належного виконання проекту. Процес планування передбачає визначення проекту, включаючи запропонований результат проекту. Процес планування також передбачає чітке визначення цілей та завдань проекту, специфікацій якості, бюджету та часових оцінок та параметрів контролю. Коротше кажучи, етап планування є етапом для перегляду та підтвердження цілей і керівних принципів проекту та вирішення будь-яких проблем, що підривають. Під час планування також розробляються підходи до непередбачених обставин, щоб уникнути пасток. В ідеалі процес планування повинен включати всіх членів команди.
Планування
Планування проектів передбачає розбиття проекту на чітко визначені більш прості завдання. Це також відоме як "структура розбиття на роботу". Така структура дозволяє членам команди розуміти складний проект з точки зору простих досяжних завдань. Планування також передбачає призначення цих завдань відповідному персоналу та встановлення часу, грошей та інших обмежень ресурсів для кожного завдання. Наприклад, якщо проект передбачає організацію конвенції, то структура розбивки на роботу буде включати такі завдання, як бронювання залу або друк брошур. До кожного завдання призначаються конкретні люди з обмеженнями часу, грошей і якості.
Контроль
Виконання проекту передбачає боротьбу з несподіваними подіями. При встановленні чіткого плану та процесу планування мінімізує невизначеності, ретельний контроль повинен здійснюватися керівником проекту для забезпечення часу, якості та бюджетних потреб. Два елементи управління проектом передбачають встановлення та досягнення чітко визначених етапів проекту та підтримання чітких ліній зв'язку. Віхи допомагають відстежувати прогрес, а комунікація допомагає в нагляді та покращенні командних зусиль.
