Відповідно до веб-сайту групи користувачів проекту Microsoft, управління проектами - це діяльність, яка передбачає плановані частини проекту в логічній послідовності. Потім проект керується таким чином, щоб проект завершувався вчасно та за бюджетом. Управління проектами може бути використано для розробки нового продукту або послуги.
Визначення
Проект повинен бути визначений таким чином, щоб команда проекту працювала разом як згуртована група і щоб ті, хто виділяє ресурси на проект, знали, чого очікувати. Згідно з веб-сайтом Spotty Dog, визначення проекту включає в себе визначення того, якою є мета проекту та які переваги будуть отримані від проекту. Іншим компонентом є визначення обсягу проекту. Обсяг проекту ідентифікує те, що буде та не буде включено до проекту. Наприклад, якщо існує проект з вивчення ефективності виробничої компанії з місцем розташування в усьому світі, обсяг проекту може бути визначений лише як вивчення ефективності місцеположень США.
Підхід
Необхідно розробити перелік кроків, необхідних для виконання етапів проекту, з розрахунковою датою початку та закінчення кожного етапу. Крім того, слід зазначити результат, що підлягає виконанню для кожного етапу. Результат є результатом кроку. Наприклад, якщо було зроблено крок для звітування про висновки та рекомендації, результатом цього кроку буде звіт про результати та рекомендації. На додаток до завдань, необхідно визначити взаємозв'язок кожного завдання з іншим. Наприклад, якщо початок одного завдання залежить від завершення іншого завдання, слід зазначити. Іншою важливою концепцією у визначенні завдань є концепція критичного шляху. За даними сайту Project Management Knowledge, критичний шлях є послідовністю завдань, що дорівнює календарному періоду для календарного завершення проекту. Менеджер проекту приділяє пильну увагу завданням, які знаходяться на критичному шляху, оскільки, якщо будь-яке з цих завдань затримується, для завершення проекту потрібно більше календарного часу.
Кадрове забезпечення
Частиною штатного розкладу проекту є вибір спонсора проекту. Спонсором проекту є керівник вищого рівня, який запевняє, що проект прийнятий іншими в організації, вирішує будь-які політичні питання, які виникають і виступає за проект з іншими в організації. Люди, призначені для проекту, мають вирішальне значення для його успіху. Менеджер проекту повинен бути обраний, який є високоорганізованим, володіє навичками людей керувати членами команди і має достатньо технічних знань про напрямки, на які звертається проект, щоб зрозуміти план проекту та поточну діяльність. Члени команди проекту повинні бути обрані на основі необхідних навичок - наприклад, для проекту розробки програмного забезпечення, буде потрібний співробітник, розбирається в тестуванні програмного забезпечення та контролі якості.
Контроль проекту
Для ефективного управління проектом часто використовується один з програмних засобів управління проектами. Це програмне забезпечення відстежує заплановане та фактичне завершення завдань проекту та вплив пізніх завдань на загальне завершення проекту. Таке програмне забезпечення часто відслідковує актуальність і від запланованих витрат.
