Конфіденційна інформація - це будь-який фрагмент даних, який ви бажаєте зберегти повністю приватним, як з ділових, так і з особистих причин. Якщо ви передаєте конфіденційну інформацію іншій стороні, це ризиковано. Ви повинні захистити конфіденційне повідомлення так само, як ви захистите все, що, на вашу думку, має велике значення.
Загальні сценарії
Підприємства часто надсилають конфіденційну інформацію іншим діловим партнерам або колегам щодо проектів, що мають таємний характер. Одним з прикладів є те, що одна компанія розглядає злиття з іншим, має повідомляти про запропонований план і не хоче, щоб конкуренти ще знали. Інший поширений сценарій, коли одна сторона повинна передавати конфіденційну інформацію, полягає в тому, що письменник хоче надіслати режисерові невипущений сценарій. Роботодавець може надіслати кандидату конфіденційну пропозицію про працевлаштування, або кандидат може попросити зберегти його заяву приватною. У всіх трьох випадках доцільно скласти супровідний лист про конфіденційність як преамбулу до доданої інформації.
Чому супровідний лист?
Коли ви надсилаєте конфіденційну інформацію, або електронною поштою, або поштою, ви ризикуєте перехопити її сторонніми сторонами. Але навіть якщо інформація надійно потрапляє до свого одержувача, ви все одно ризикуєте недбалістю з боку призначеного одержувача, коли йдеться про управління інформацією та збереження її приватності. Ви можете мінімізувати ризик, склавши супровідний лист, який підкріплює ваше прагнення до повної конфіденційності.
Що включати
Одним з перших пунктів, які потрібно включити до супровідного листа, є ярлик “Конфіденційно” або “Особистий та конфіденційний”, надрукований жирним шрифтом, надрукований великими літерами у верхній частині або безпосередньо над тілом листа. Нагадайте одержувачу в загальних рисах, на що посилається повідомлення, наприклад, "обговорення, яке ми нещодавно провели щодо проекту X." Висловіть ясно, що весь зміст того, що одержувач збирається читати, має бути повністю конфіденційним - жодна сторона слід переглядати його, за винятком явно названих одержувачів.
Інші міркування
Перш ніж надсилати конфіденційний документ іншій стороні за певних обставин, доцільно залучити особу до перегляду та підписання угоди про нерозголошення (NDA), особливо якщо це надзвичайно конфіденційні дані. NDA визначає, що включається, коли ви посилаєтеся на конфіденційну інформацію, зобов'язання одержувача та будь-який конкретний термін для збереження приватної інформації. Підтвердіть ключові умови угоди про нерозголошення у супровідному листі. Також слід включити копію підписаного NDA безпосередньо за супровідним листом.
