Якщо ви працюєте на благодійних заходах, кидаєте щорічну святкову партію або починаєте нову навчальну програму та потребуєте консультанта, довідкові листи є основним інструментом для залучення допомоги. Бізнес-довідкові листи повинні бути наголошені і лаконічні, містять всю відповідну інформацію, яку ваш одержувач повинен буде прийняти рішення і діяти. Окрім того, потрібно знати, що у вашому регіоні існує закон про надання дозволів.
Визначте мету вашого листа. Ви вимагаєте пожертвування або шукаєте котирування для контрактної роботи? Прохання листи часто використовуються суб'єктами, такими як благодійні організації, які шукають пожертви або підприємства, які шукають котирування потенційних постачальників для конкретної події, ініціативи або програми. Складіть повний список відповідних організацій, яким ви бажаєте надіслати листа, та переконайтеся, що вони відповідають критеріям послуг, які ви шукаєте.
Наведіть належні деталі. Щоб отримати найкращу відповідь, ваш лист повинен містити конкретні посилання на послуги, які ви шукаєте. Ці дані включають дату і час події або проекту, а також необхідні завдання. У листі також слід чітко просити цінову пропозицію від одержувача для виконання поставлених завдань. Якщо це для зусиль зі збору коштів для благодійної організації, будьте прозорі щодо того, що ви просите гроші. Ви також повинні проілюструвати мінімальне або стандартне пожертвування, яке ви очікуєте. Якщо у вас немає мінімального пожертвування, ви також можете включити цю інформацію.
Додайте переваги. Скажіть суб'єкту, у листі, які вигоди він отримає від своєї участі у ваших зусиллях. Переваги можуть включати певну форму публічності для його бізнесу або організації, або публічне визнання його вчинків. Включіть, який тип публічності це буде, де він з'явиться і на який термін.
Зробити прозою. Зміст і стиль листа повинні бути чіткими, лаконічними і поважними. Уникайте квіткової мови і незручного речення і структури абзацу. Поважайте той факт, що Ваша цільова аудиторія зайнята і захоче читати матеріал з ефективністю та легкістю.
Будьте в курсі місцевих законів про домагання. Багато держав мають закони, що стосуються залучення бізнесу або грошей. Наприклад, від благодійної організації може знадобитися офіційно зареєструватися з державою до того, як листи такого роду можуть бути розповсюджені. Важлива увага до цих питань не тільки дозволить Вам здійснити легальний проект, але й позбавить Вас значних головних болів з боку державних та місцевих посадовців. Почніть з вашого офісу державних контролерів, щоб з'ясувати Ваші права та обов'язки.
