Конференц-дзвінки - це один із способів збирання керівників і співробітників для обговорення бізнесу. Незалежно від того, чи перебувають вони в одному місті або розкидані по всьому світу, конференц-дзвінки дають можливість об'єднати всіх в одне приміщення в режимі реального часу. Є кілька кроків, які можна зробити, щоб забезпечити продуктивну та інформативну конференцію.
Порядок денний
Після встановлення часу та дати для конференц-дзвінка необхідно зробити відповідні кроки для підготовки до зустрічі. Якщо ви є лідером конференції, заповніть порядок денний для вашого конференц-дзвінка і поширюйте його учасникам задовго до запланованої дати. Порядок денний зустрічі повинен включати дату та час. Хорошу ідею включити часовий пояс до порядку денного для людей, які можуть перебувати за межами вашого місцезнаходження. Порядок денний також повинен включати час початку та закінчення зустрічі, а також короткий опис кожної теми у порядку пріоритету разом з іменами осіб, які відповідають і пропонованого часу для кожної теми. Якщо конференція потребує попередньої підготовки, чітко визначте ці вимоги в порядку денному.
Конференція
Перевірте свої рядки, щоб переконатися, що ви маєте активне та зрозуміле з'єднання. Якщо ви використовуєте бездротовий телефон, переконайтеся, що телефон повністю заряджений перед зустріччю. Прибуття на конференцію принаймні за п'ять хвилин.
Якщо ви є учасником, ви отримаєте номер конференції від вашого лідера. Зателефонуйте до лінії конференції. Вам буде запропоновано ввести номер конференції. Після введення номера вам буде запропоновано вказати своє ім'я. Чітко вкажіть своє ім'я та прізвище. Вам може знадобитися натиснути клавішу pound (#). Як тільки ви завершите цей процес, система повідомить вам, що ви приєднуєтеся до конференції, і проінформуєте вас про те, скільки людей зараз відвідує. Якщо ви приїхали до лідера, ви потрапите в режим утримання, поки не прийде лідер.
Введення
Слухайте, перш ніж говорити. Якщо лідер прибув, але ще не розпочав зустріч, ви можете почути витончену бічну розмову. Приємним голосом, привітатися і представити себе. Розмістіть телефон на приглушенні до початку зустрічі. Якщо у вас немає кнопки відключення звуку, використовуйте функції вимкнення звуку, які надаються лінією конференції.
Коли починається зустріч, ваш лідер займеться викликом. Коли лідер називає ваше ім'я, визнайте свою присутність чітко і професійно, наприклад, "Так, я тут" або "Привіт. Це …". Лідер може попросити вас коротко визначити себе перед іншими учасниками. Якщо так, вкажіть своє ім'я та дайте огляд вашої роботи на 20 - 25 секунд, як це стосується виклику. Залишайтеся короткими, говоріть чітко і залишайтеся професійними.
