Стаття Business Week у червні 1975 року представила ідею безпаперового офісу. Тим не менш, офіси все ще використовують папір і в багатьох випадках велику кількість паперової продукції. І з ростом домашніх підприємств і домашніх офісів, все більше і більше паперу використовується. Відповідальне управління офісними канцелярськими товарами пов'язане не тільки з тим, що купувати і де зберігати канцелярські товари, а й як зменшити його використання, як повторно використовувати старі канцелярські товари і як переробляти канцелярські товари.
Елементи, які вам знадобляться
-
Канцтовари
-
Місце зберігання
Здійснюйте інвентаризацію того, що канцелярські товари, які вже є в офісі, зробивши список кожного типу (файли, папірці, бланки тощо) і кількість кожного з них. Подивіться в призначене місце для зберігання канцелярських товарів, якщо є, і запитайте людей, що вони мають у своїх столах.
Запитайте людей, які типи канцелярських товарів в даний час вони використовують і скільки вони оцінюють, що вони будуть використовувати протягом наступних трьох місяців. Запустіть головний список. Крім того, з'ясуйте, яким би канцелярським людям хотілося б, щоб вони ще не доступні.
Порівняйте головний список того, що потрібно людям у найближчі три місяці, до списку канцелярських товарів, які вже є в офісі.
Розглянемо повторне використання канцелярських товарів, які лише частково використовуються. Зрубайте папір, який має письмовий або ксерокопіюючий лист тільки на одній стороні, і прив'язуйте його або скріплюйте разом, щоб створити блокноти. Розповсюджуйте старі візитні картки, щоб люди могли робити нотатки або списки. Використовуйте старі конверти для зберігання квитанцій або як файлові папки. Заохочуйте людей до розробки власних способів повторного використання паперу.
Виберіть, де можна придбати канцелярські товари, порівнявши ціни. Перевірте, чи постачальники пропонують знижки для оптових закупівель і чи пропонують вони частину картку покупця для додаткової економії. Порівняйте ціни на фірмові бланки для друкованої продукції. Ціни на локальний принтер можуть бути порівнянні з цінами великого магазину канцелярських товарів.
Відкладіть простір для зберігання канцелярських товарів. Це може бути шафа або просто ящик в картотеці. Вирішіть, як працюватимуть офісні працівники. Якщо дозування канцелярських товарів буде контролюватися, призначте одну людину, щоб зберегти ключ і розробити систему, в якій люди повинні виписувати будь-які канцелярські товари, які вони приймають. Упорядкуйте канцелярські товари в просторі, зберігаючи подібні предмети разом.
Налаштуйте графік регулярної перевірки запасів канцелярських товарів та придбання запасів. Підпишіться на інформаційні бюлетені ваших постачальників, щоб бути в курсі будь-яких акцій або продажів.
Поради
-
Налаштуйте корзини для використаних канцтоварів і заохочуйте людей їх використовувати. Розкрийте будь-який папір, що містить конфіденційну інформацію, і віднесіть весь папір у місцевий центр утилізації.
