Ваші фінансові звіти являють собою знімок вашого бізнесу в певний момент часу. Вони корисні, але реальність полягає в тому, що ви звичайно не можете зупинити свій бізнес під час підготовки своїх заяв. Ваші рекламні ресурси продовжуватимуть змінюватися, поки ви працюєте над книгами, ви все одно будете здійснювати продажі та розміщення замовлень, і ваші співробітники все одно потребуватимуть оплати. Суми, зароблені співробітниками після останнього завершеного циклу оплати за рік, називаються нарахованими зарплатами або заробітною платою, і ви повинні додати їх і скорегувати свої фінансові звіти, щоб відобразити їх.
Що таке нараховані зарплати?
Ваші фінансові звіти поділяють гроші, що входять і виходять з вашого бізнесу, на дві категорії, активи та зобов'язання. Якщо рахунок представляє гроші, які заборгували вашій компанії, то це актив. Ви, можливо, ще не маєте його у своєму розпорядженні, але в нормальному режимі роботи він врешті-решт потрапить у ваш банківський рахунок. Гроші, які ваша компанія зобов'язана іншим, є зобов'язанням, навіть якщо вона наразі перебуває на ваших рахунках, з тієї ж причини. Це те, що відбувається в кінці звітного періоду, коли ви зобов'язані своїм співробітникам гроші на зміну, яку вони працювали, але ще не сплачені. Це відповідальність, яку ви накопичили або накопичили, так само, як лізингові платежі на вашому обладнанні або приміщеннях.
Чому підприємства використовують нараховані зарплати
Якщо ви позичили $ 20 від одного, це цілком нормально, щоб зробити записку у вашій чековій книжці через кілька тижнів, коли ви пишете чек, щоб повернути йому гроші. Речі будуть потворні в поспіху, якщо ви спробуєте запустити бізнес таким чином, хоча. Ось чому це принцип бухгалтерського обліку, що ви повинні записувати будь-які витрати - включаючи заробітну плату - в період, коли він нараховується. Заробітна плата, яку ви зобов'язані, буде відображена в двох місцях, оскільки більшість підприємств використовують бухгалтерський облік з подвійним записом. Ви повинні записати їх на балансі як зобов'язання, а на вашому звіті про прибутки та збитки - як витрати. Якщо ви цього не зробите, ваші фінансові звіти на кінець звітного періоду не будуть точними.
Нарахування заробітної плати, що обробляється, нарахування заробітної плати це не так
Наприкінці звітного періоду, будь то щомісячно, щоквартально або наприкінці вашого фінансового року, ви, ймовірно, покажуть якусь доларову суму непогашеної заробітної плати на ваших книгах. Це тому, що це рідкість для бізнесу, щоб розрахуватися з працівниками прямо в кінці циклу оплати. Зазвичай, між вашою датою скасування зарплати та виплатою заробітної плати буде тиждень або більше. Якщо ваш кінець року закінчиться протягом цього тижня, ви отримаєте суму, яка вже була оброблена та очікує на випуск, і це те, що відображається у ваших книгах. Ваші нараховані витрати на заробітну плату різні. Більшість ваших співробітників також працюватимуть протягом днів між закінченням циклу оплати праці та закінченням звітного періоду, і це - суми в доларах, для яких потрібно внести корективи.
Внесення записів до нарахованих зарплат
Перше місце, яке вам потрібно зробити, - це запис у вашому балансі, на кредитній стороні книги. У вас буде обліковий запис, що називається "Заробітна плата", або щось подібне. У більшості випадків тут вже буде сума долара, що представляє собою нарахування заробітної плати, що вже оброблено з попереднього періоду оплати. Тут ви будете додавати нараховані зарплати, як тільки ви розрахуєте загальну суму. У вашій декларації про доходи, на дебетовій стороні вашої книги, ви матимете аналогічний обліковий запис з назвою "Заробітна плата" або щось подібне. Тут ви зможете додати відповідну суму. Нарешті, у більшості випадків ваші книги також включатимуть журнал, що записує кожну транзакцію. Після того, як ви внесли свої корективи до балансу та звіту про прибутки та збитки, вам доведеться також зареєструвати їх у журналі. Ви будете вводити кошти на заробітну плату на ваш журнал як дебет, а заробітну плату як кредит.
Розрахунок суми погодинних працівників
Ваша компанія може мати погодинних працівників, найманих працівників або частіше обох. Розрахунок непогашених сум, які ви зобов'язані погодинним співробітникам, є відносно простим. Якщо ви зберігаєте офіційні розклади в паперовій або електронній формі, ви можете витягнути тих, хто знайшов, які співробітники працювали в які години. Звідти розрахуйте кількість годин, відпрацьованих кожним працівником, і помножте їх на погодинну ставку. Перегляньте графік за останні кілька днів, якщо ваш бізнес достатньо маленький, щоб вам не потрібно використовувати формальний графік. Складіть всі заплановані години, зробіть будь-які необхідні скорочення для персоналу, який пішов раніше, прибув пізно або подзвонив хворим, а потім помножте фактичні відпрацьовані години на погодинну ставку співробітника. Нарешті, додайте підсумки, щоб отримати цифру для загальної суми погодинної заробітної плати.
Розрахунок сум для найманих працівників
Розробка суми нарахованої заробітної плати для працівників, які отримують зарплату, є дещо складнішою, хоча це ще не є особливо складним завданням. Зарплати зазвичай виражаються у вигляді щорічної або щомісячної цифри, тому вам доведеться розбивати їх на суму за долар на добу. Щодо щорічної заробітної плати, ви можете розбити загальну кількість робочих днів у році і розділити зарплату на це число. Результатом буде щоденна сума зарплати вашого працівника. Якщо заробітна плата є щомісячною, ви можете використовувати той самий метод і рахувати фактичні робочі дні за місяць. Деякі компанії працюють з 30-денним місяцем для цілей бухгалтерського обліку, тому, якщо ви потрапите до цієї категорії, вам доведеться підраховувати дні до кінця вашого облікового місяця, а не до кінця календарного місяця. Після того, як ви розібрали це, і прибули до щоденного показника для кожного з працівників, які працювали протягом останніх кількох днів звітного періоду, ви можете підрахувати їх і мати номер загальної нарахованої заробітної плати.
Розрахунок овертайму, комісій та бонусів
Ваша робота не закінчиться, як тільки ви розробили базу погодинної заробітної плати. Часто ваші співробітники будуть заробляти додаткові гроші у вигляді понаднормових, комісійних або бонусів, і вони повинні бути враховані також. Щоб розрахувати понаднормовий час для працівників, які працюють щогодини, необхідно звернутися до законодавства штату щодо понаднормової роботи або, якщо це стосується вас, будь-якого колективного договору, який встановлює вищу премію за понаднормову роботу. Деякі співробітники також можуть отримувати плату за виклик, різницю в оплаті праці для непопулярних змін або оплату за небезпечні обов'язки. Ви повинні розрахувати ці суми індивідуально для кожного постраждалого співробітника. Так само вам доведеться розробити будь-які комісії або бонуси, отримані вашим погодинним та найманим працівниками протягом останніх кількох днів вашого облікового періоду. Вони додадуть до вашої загальної нарахованої зарплати.
Хворі дні і святкові дні
Ще одним ускладненням, з яким вам доведеться займатися, є лікарняні дні, оплачувані особисті дні та платні відпустки. Це особливо вірно, якщо ви використовуєте календарний рік як фінансовий рік, тому кінець вашого фінансового року збігається з відпустками. Якщо ви пропонуєте оплачувані особисті дні, вони, як правило, еквівалентні добової зарплати для найманих працівників або звичайної зміни - зазвичай вісім годин - для погодинного працівника. Хворі дні працюють так само, і вони часто приймаються на свята або замість особистого дня, або тому, що ваш співробітник законно захворів. Законодавство про оплачувані відпустки змінюється залежно від того, де базується ваш бізнес, але в більшості випадків він зводиться до оплати праці працівників, які не працюють на свято, і щоденної оплати за більш високу ставку для тих, хто це робить.
Дозвіл на податки та виплати
Після того як ви опрацюєте всі ці підсумки, у вас буде цифра для всіх фактичних нарахованих фондів. Ваша робота все ще не буде зроблена, хоча, тому що кожен долар цієї суми також являє собою менший відсоток, який ви зобов'язані у вигляді державних і федеральних податків на заробітну плату. Якщо ваша компанія пропонує вигоди для своїх працівників або для деяких класів працівників, ці пільги також вважаються оподатковуваним доходом. Ви повинні розробити щоденну вартість цих пільг і застосувати їх до всіх працівників, які мають право на отримання остаточної суми нарахованої заробітної плати, включаючи ці пільги. Після того, як ці місця знаходяться на місці, ви можете розрахувати суму податку на заробітну плату, яку ви зобов'язані. Строго кажучи, це не є частиною коригування нарахованої заробітної плати, але вам доведеться коригувати свої податкові рахунки таким же чином, оскільки все це є частиною одного і того ж завдання.
Дозволяє витрати на обробку заробітної плати
Якщо ви використовуєте зовнішню компанію, щоб обробити вашу заробітну плату для вас, є одна остаточна сума, яку потрібно врахувати. Це сума, яку ви сплачуєте за обробку заробітної плати, яка буде змінюватись залежно від того, якого постачальника ви використовуєте, і плану обслуговування, який ви обрали. Як правило, ваші платежі будуть на основі кожного працівника за місяць, тому розрахунок суми на день такий же, як і розрахунок суми на день за місячну зарплату. Помножте кількість працівників на кількість працівників, поділіть цю цифру на кількість днів у місяці, а потім помножте цю суму на день на кількість днів, що залишилися на кінець місяця. Якщо ваша компанія невелика, ви можете включити цю суму безпосередньо до загальної суми нарахованих заробітних плат. У великих компаніях ви, мабуть, маєте окремий обліковий запис для розрахунку заробітної плати, але, як і з вашими податками на заробітну плату, має сенс розраховувати та обліковувати цю суму, поки ви вже робите свої нараховані зарплати.
Як налаштувати записи для нарахованих зарплат
Тепер, коли ви працювали над усіма сумами в доларах, ви, нарешті, готові піти в книги і зробити необхідні корективи. По-перше, поверніться до облікового запису "Виплати заробітну плату" на кредитній стороні вашого балансу або на будь-який інший обліковий запис, який називається у ваших книгах. Ви вже маєте запис для попереднього періоду оплати, який вже оброблений і облікований. Тепер ви розмістите новий запис там, з описом "Adjusting Entry", і додайте заробітну плату, яку ви обчислили за останні кілька днів періоду. Якщо ви зберігаєте книги самостійно, ви можете бути більш інформативними і позначити його "Налаштування вступу для нарахованих заробітних плат" або щось подібне, щоб допомогти вам чіткіше згадати, що ви зробили. Тепер перейдіть до вашого звіту про прибутки та збитки і введіть запис для корегування точно так само на стороні дебетової книги. Нарешті, зареєструйте обидва записи, які коригують, до вашого журналу. Якщо ви користуєтеся комп'ютеризованою програмою обліку або ручною системою "один запис", то правильні суми можуть перенестись у журнал, якщо вам це не потрібно.
Падіння забування налаштувати записи для нарахованих зарплат
Якщо ви зберігаєте свої власні книги або використовуєте бухгалтера, який формально не навчений, можна пропустити ці коректування на тлі стресу і збоїв робити звіт за підсумками року, щоквартально чи щомісячно. Це особливо вірно, якщо кінець вашого фінансового року збігається з календарним роком, тому ви дотримуєтеся цього, намагаючись не відставати від своїх особистих зобов'язань протягом свята. Це цілком зрозуміло, якщо ви пропустили коригування, але це не означає, що ви не відповідаєте за правильне зберігання ваших книг.
Зберігання неточних або неточних книг може мати ряд наслідків. Кредитори або потенційні інвестори можуть бути обережними, і це справедливо, якщо вони виявляють неточності у ваших фінансах. Це також означає, що ви не працюєте з точною інформацією, що ускладнює планування управління. Якщо ви знаходитесь на ринку, де рекрутинг співробітників вже є проблемою, репутація невтішного фонду заробітної плати не допоможе вашій справі. Нарешті, неможливість правильного розрахунку податків на заробітну плату може призвести до штрафів і небажаної уваги з боку державних податкових органів або ДІВ. Виконання коригувань вимагає трохи роботи з Вашої сторони - або частини Вашого бухгалтера - але це варто зусиль, щоб це було правильно.
