Написання для ділової аудиторії не те ж саме, як написання листа другу. Мета листа відрізняється - як правило, ви будете передавати конкретну інформацію або просити когось виконати певну дію - і існують певні очікування щодо форматування та стилю. Часто бізнес-лист буде першим враженням, яке ви робите на когось, тому важливо, щоб це було правильно.
Що таке діловий лист?
Бізнес-лист - це будь-який лист, який організація надсилає іншій організації, або листування між організацією та її клієнтами, постачальниками та іншими сторонами. Лист, який ви пишете як частину вашої роботи, буде кваліфікуватися як діловий лист, але будь-який лист, який ви надсилаєте підприємцям, організаціям, групам спільноти або окремим особам у професійному контексті, також підпадає під цю категорію. Первинний тест - це зміст: чи буде ваш одержувач зацікавлений у тому, що ви пишете, якщо це впливає на їхнє трудове життя? Якщо так, то ваш лист буде кваліфікуватися як діловий лист.
Чому ви повинні написати бізнес-лист
Підприємства пишуть клієнтам, клієнтам, постачальникам і зацікавленим сторонам, щоб передати важливу інформацію. Наприклад, вони можуть замовляти товари у виробника, оновлювати клієнта про стан свого замовлення, описувати істотні зміни в умовах компанії, визначати проблему, що виникла, або передати добру волю. Багато ділових листів включатимуть заклик до дії, тобто лист буде запитувати конкретну інформацію або відповідь від одержувача.
Фізичні особи обирають формат ділового листа, коли виникає необхідність у чіткому та професійному написанні. Приклади включають заявку на роботу, супровідний лист із резюме, лист-скаргу, заяву про відставку, довідковий лист, прийняття або відмову від офіційного залучення або запит інформації від бізнесу. Спільним для цих листів є сподівання, що ви будете стислими та специфічними, а не творчими або спогадними у вашому стилі.
Формати для ділового листа
Підприємства в Сполучених Штатах використовують один з чотирьох звичайних форматів листів, які перераховані нижче. З них найбільш популярним є стиль блоку.
Формат блокового листа: При використанні стилю буквеного листа весь текст збігається з лівим полем. Будуть структуру букви таким чином, щоб текст рядка був один інтервал і абзаци подвійним інтервалом. Поля, як правило, мають стандартне налаштування на один дюйм, хоча деякі підприємства можуть змінювати їх, щоб задовольнити їх стиль будинку.
Формат напівблокової літери: Напівблок ідентичний блоковому формату, за винятком того, що перший рядок кожного абзацу має відступ.
Альтернативний формат блоку листа: Цей формат уважно стежить за форматом блоку, за винятком того, що дата, безкоштовне закриття ("щиро") і ім'я письменника, назва та підпис з'являються у правій частині сторінки. Якщо ви не використовуєте бланки, повертається адреса письменника також буде показано праворуч.
Спрощений формат листа: Ще одна варіація на форматі блоку, спрощений стиль опускає привітання відкриття ("Шановний містер Сміт:"). Виберіть цей формат, якщо у вас немає імені одержувача.
Як звертатися до одержувачів у діловому листі
Звернення до ділового листа до одного одержувача є досить простим. Просто напишіть ім'я та адресу одержувача на внутрішньому блоці адреси в лівій частині сторінки. Відкрийте свій лист із привітанням: "Шановний пані / пані / пані прізвище:" або "Dear Sir / Madam:" Зверніть увагу на двокрапку в кінці привітання - тільки особисте листа використовує тут кому; у діловому листі завжди використовується двокрапка.
Можна записати ім'я особи, якщо ви перебуваєте на першому імені з одержувачем, наприклад, ви зустрічалися кілька разів і добре знаєте людину. У цьому випадку ваше привітання буде читати: "Дорогий Джозеф:" Не відразу ж дістаньтеся до першого імені. це вважається грубим.
Щоб звернутися до декількох одержувачів в одному і тому ж листі, виберіть один з наступних варіантів:
Там, де одержувачі працюють в одному місці: Напишіть назву, ім'я та (необов'язково) назву завдання кожного одержувача, а потім адресу одного адреси в блоці внутрішнього адреси. Для привітання назвіть ім'я кожного одержувача в тому ж порядку, в якому вони відображаються в адресі.
Приклад:
Пані Софія Проктор, генеральний директор Пан Мартин Бірн, директор з продажу Доктор Реган Кулсон, менеджер з маркетингу ABC Limited Вулиця міста Townsville, Кентуккі 395494
Шановні пані Проктор, пан Берн і доктор Кулсон:
Де одержувачі працюють за різними адресами: Кожен одержувач повинен отримати власний лист, щоб підготувати кілька копій того самого повідомлення. Використовуйте анотацію копії після закриття - "cc:" - щоб перелічити імена інших одержувачів. Анотація дозволяє кожному одержувачу знати, хто є іншими одержувачами.
Приклад:
Пані Софія Проктор, генеральний директор ABC Limited Вулиця міста Townsville, Кентуккі 395494 Шановна пані Проктор: Тіло листа З повагою, Джейн Доу Копія: пан Мартин Бірн, директор з продажу, д-р Реган Кулсон, менеджер з маркетингу
Коли є багато одержувачів: Коли ви пишете багатьом одержувачам, наприклад, членам ради директорів, доцільно написати одне листа і звернутися до неї в цілому. Привітання також має посилатися на тіло людей, наприклад, "Шановні відділи продажів" або "Шановні групи зв'язку громад". Використовуйте блок розповсюдження в кінці листа, щоб перелічити окремих членів групи, які повинні читати лист.
Приклад:
Рада директорів ABC Limited Вулиця міста Townsville, Кентуккі 395494 Шановні члени Ради: Тіло листа З повагою, Джейн Доу Розподіл: Софія Проктор Пан Мартин Бірн Доктор Реган Кулсон Місіс Елізабет Мехіа Проф. Зайн Варгас Пан Коен Андерсен
Різні частини ділового листа
Якщо ви використовуєте формат блоку або інший стиль, ваш діловий лист повинен містити такі розділи:
Бланки або зворотні адреси: Підприємства зазвичай використовують друкований папір, який містить спеціально розроблений логотип або фірмовий бланк у верхній частині аркуша. На фірмовому бланку вказана адреса та контактні дані організації. Якщо ви не використовуєте бланку, напишіть ваше ім'я та адресу у верхньому лівому куті листа. Це прийнятно, але не обов'язково, включати свій номер телефону та адресу електронної пошти, якщо це буде корисно для одержувача.
Дата: Напишіть дату у форматі місяця-дня щойно під зворотною адресою. Оскільки інші країни використовують формат "день-місяць-рік", уникайте плутанини, переписуючи дату словом, а не числовою формою - "28 червня 2018 року".
Внутрішня адреса: Напишіть ім'я одержувача, назву компанії, адресу та поштовий індекс. Вкажіть посаду, якщо це необхідно. Завжди вирівнюйте внутрішню адресу з лівим полем, використовуючи стандартні канцелярські товари. Це означає, що адреса буде з'являтися у вікні конверта при складанні трьох секцій.
Привітання: Не забувайте використовувати кишечник після привітання, як описано вище.
Сюжетна лінія: Додавання додаткового рядка теми допомагає одержувачу зрозуміти, що таке лист швидко. Ось приклад:
Шановний пане Філіпс:
Запит пакету заявок на роботу
Тіло: Тут гума відповідає дорозі. Почніть з короткого викладу, в якому описується, чому ви пишете, а потім - ряд абзаців, які окреслюють проблему. Тримайте лист коротким. Для більшості ділових листів ідеальними є два-п'ять пунктів.
Безкоштовно закрити: Ви маєте різні варіанти округлення ділового листа. Ось кілька прикладів.
- З повагою,
- З повагою,
- Щиро Ваш,
- З повагою,
- Сердечно,
- Найкращі побажання,
Підпис: Надрукуйте своє ім'я та посаду, залишивши пробіл між набраною назвою та безкоштовним закриттям. У цьому просторі ви підпишете своє ім'я.
Корпуси та копії: Включіть cc: якщо ви надсилаєте копії листа комусь іншому. Якщо будь-які документи додаються до листа, напишіть "Enclosure" або "Encl." під блоком підпису.
Як написати тіло ділового листа
Незалежно від мети вашого ділового листа, важливо зберегти тіло листа ясним і лаконічним. Зрозумійте, що ваш одержувач зайнятий і, ймовірно, проскакує його. Структуруйте свій лист в логічних абзацах - одну ідею на абзац - щоб одержувач швидко потрапив у нижній рядок.
Короткий, однак, означає «тупий»; Ви повинні прагнути до дипломатичного і професійного тону. Розглянемо два приклади:
Після ретельного розгляду я вирішив прийняти посаду в іншій компанії. Я збираюся працювати в компанії ABC.
Друга версія є лаконічною, але вона занадто пряма і зайво сувора. Це може образити читача. Перший приклад, хоча і менш стислий, є більш шанобливим.
Після того, як ви зробите свої пункти в тілі листа, завершіть заклик до дії, коротку заяву, в якій описується те, що ви хотіли б відбутися зараз. Пам'ятайте, ваш читач зайнятий. Не залишайте її гадати про те, що вона повинна робити далі. Ось кілька прикладів.
Якщо ви згодні з цією пропозицією, будьте люб'язно відповісти до 31 травня. Якщо вам потрібна контактна інформація для людей, які успішно користувалися послугами XYZ, будь ласка, напишіть мені на адресу [email protected].
Параметри голосу та мови
Мова ділових листів варіюється від розслабленого, розмовного стилю до гіперформального, технічного стилю, знайденого в юридичному листуванні. Найбільш ефективні ділові листи досягають балансу між цими двома крайнощами. Хоча ділові листи з часом стали менш формальними, написання, яке є занадто випадковим, може виявитися непрофесійним та нещирим. З іншого боку, занадто формальне письмо може відштовхнути читачів, які не розуміють вашу галузеву мову, термінологію та формулювання. Як і з усіма листами, ви повинні відповідати тону аудиторії. Це дає вам велику свободу дій щодо стилю, який ви обираєте.
Якщо ви не працюєте в особливо формальній галузі, наприклад, у банківському секторі, ви повинні прагнути використовувати щоденні слова замість їх формального еквівалента - "старт" замість "початок", "кінець" замість "припинити" і "спробувати" замість "зусилля". Збереження простоти може здатися суперечливим, оскільки більшість людей пов'язують професійний словник з більш довгими і складнішими словами. Проте ясність є ключовою. Набагато важливіше, що ваш одержувач розуміє ваш лист з мінімальними зусиллями з його боку, ніж для вас, щоб продемонструвати свій вражаючий словник.
Уникайте сутичок, таких як "я", "не можу" і "не", якщо вони не є особливістю стилю будинку вашої компанії. Деякі компанії вважають за краще використовувати більш неформальний голос, звертаючись до споживачів, щоб відкрити розмову; інші ж замість цього мають формальний тон. Послідовність є ключовою. Якщо ви віддаєте перевагу одному стилю написання над іншим, обов'язково повідомте про свій вибір стилю в організації та переконайтеся, що всі дотримуються того ж стилю.
Приклад ділового листа
Покласти все це разом, ось приклад короткого ділового листа у форматі блоку:
Пан Курт О'Рян ABC Limited Вулиця міста Townsville, Кентуккі 395494 11 січня 2018 року Шановний пане О'Рян: Пишу вам ще раз подякувати вам за активну підтримку в нашій програмі охорони громадськості Townsville "Grow Wild". Ваш відгук, ваша конструктивна критика і ваш цінний досвід значною мірою сприяли успішній реалізації цього проекту. Тепер ми отримали повне фінансування для нашого подальшого проекту, який попередньо опублікований під назвою "Природа на Вашому порозі". Ми будемо раді, якщо ви згодні продовжувати співпрацю з цим проектом. Ми, звичайно, могли б використовувати ваше розуміння і досвід. Докладаю коротку брошуру, в якій описується пропозиція для Вашого прочитання. Я хотів би зустрітися з вами, щоб обговорити наші подальші кроки, і зателефонуємо вашому офісу наступного тижня, щоб призначити зустріч. Заздалегідь дякуємо Вам за розгляд. Щиро Ваш, Джейн Доу Encl:
