Орієнтація на питання незадоволеності клієнтів є одним з найважливіших речей, які бізнес може зробити, щоб вирішити скарги клієнтів. Програма скарг клієнта дозволяє відстежувати, організовувати та в кінцевому підсумку вирішувати питання служби або компанії. Моніторинг програми скарг клієнтів на регулярній основі має вирішальне значення для розробки успішних довгострокових відносин з клієнтами.
Створіть електронну таблицю або інший документ, в якому можна записати дані про програми скарг клієнтів. Назвіть цей комп'ютерний файл "Скарги клієнтів" або подібну назву і збережіть його на безпечному місці на комп'ютері. Прикладом програмного забезпечення для електронних таблиць, який можна використовувати, є Microsoft Excel, що дозволяє фільтрувати і сортувати введені дані.
Слідкуйте за важливими проблемами, які стосуються вашої програми скарг клієнтів, збираючи дані з програми та вводячи її у свою таблицю. Приклади проблем, які необхідно регулярно оновлювати та контролювати, включають причини скарг клієнта, які клієнти подають найбільшу кількість скарг, як часто вони подаються, а також як швидко та в разі вирішення проблем.
Сортування даних програми скарг клієнтів у вашій таблиці, щоб її можна було побачити чітко і організовано. Класифікуйте різні типи скарг, щоб дізнатися, які саме питання потрібно вирішувати найбільше. Сортування доларової вартості будь-яких грошових операцій, що призвели до скарги клієнта.
Розробити політику, що вирішує невирішені скарги клієнтів і вирішувати, які методи зберігання клієнтів використовуватимуться. Надання спеціальних знижок для клієнтів, безкоштовних товарів або інших одноразових пропозицій для збереження відносин із клієнтами - це всі приклади способів вирішення невирішених скарг.
Зверніться за відгуками клієнтів про програми скарг клієнтів від задоволених і незадоволених клієнтів. Це повинно бути зроблено членом управління, оскільки часто будуть залучені невирішені питання. Отримання відгуків користувачів про вашу програму, однак, є гарним кроком для покращення програми скарг клієнтів.
Інтегруйте програмне забезпечення для скарг клієнтів, яке дозволить вам відстежувати та організовувати, а також вирішувати скарги. Ці інструменти дозволяють представникам компаній отримати інструменти, необхідні для вирішення питань, пов'язаних із скаргами. Приклади включають управління клієнтськими скаргами Everest Lynk Software та програмне забезпечення для скарг клієнтів Master Control.
