Планування успішної конвенції вимагає знання великих стратегічних цілей приймаючої організації перед початком роботи з базової логістики зборів. Використовуючи свої стратегічні цілі, ви можете ефективно спланувати, як залучити бажаних учасників, вибрати правильне місце, вибрати кращих ораторів і розробити найбільш привабливі зручності та заходи.
Визначте свої стратегічні цілі
Цілі організації щодо конвенції не завжди збігаються з цілями учасника конвенції. Дізнайтеся, чому організація приймає конвенцію. Це може бути залучення та утримання членів, отримання прибутку, надання членам комітету та комітету розваг для відпустки або створення публічної медіа для організації.
Встановіть свій тактичний план
Коли ви дізнаєтеся про свої стратегічні цілі, встановіть свої тактичні цілі для їх досягнення. Вони можуть включати вибір семінарів і спікерів для залучення конкретних типів учасників, проведення торговельного виставки, що приносить дохід, додавання активності дружини для підвищення відвідуваності, організація соціальних функцій, таких як турнір з гольфу або річковий круїз, проведення бенкету нагород або проведення щорічного голосування членство. Ваш маркетинговий план повинен включати рекламу, зв'язки з громадськістю, рекламні та соціальні медіа-стратегії для просування цієї конвенції.
Планувати бюджет
Визначте фінансові цілі організації для конвенції та перегляньте свої номери. Ви можете бути обмежені певним бюджетом, якщо конвенція є витратою. Організація може мати цільовий прибуток, або вам може бути дозволено витрачати на основі очікуваного доходу. Створювати прогнози на основі оптимістичних та консервативних реєстраційних та спонсорських доходів.
Опишіть свій порядок денний
Далі плануйте свій порядок денний. Виберіть дату, місце проведення та заходи. Багато конвенцій мають тему, яка пояснює загальну мету події та допомагає залучити учасників. Можливо, вам доведеться вимагати вхідні дані щодо дати та потенційних місць з вашого правління або учасників, а також перед тим, як вибрати один із них, відвідати декілька місць. Перегляньте інформацію про попередні конвенції, щоб дізнатися про місця проведення, відвідуваність, фінансові показники та відгуки учасників та спонсорів. Створіть календар, який починається з реєстрації учасника та визначає графік кожного дня.
Дослідження логістичних потреб
Початок контактів місць, ораторів, громадських організацій, розважальних закладів, аудіовізуальних компаній, принтерів і туристичних компаній. Визначте, як обробляти маркетинг, реєстрації, спонсорство, значки, чеки, торгові стенди, подарункові пакети, програмні книги та сторінки веб-сайтів. Надсилайте запити на пропозиції для зовнішніх постачальників, таких як курорти, громадські організації, поля для гольфу та туристичні агенції. Складіть бажаний список постачальників і витрати.
Напишіть пропозицію
Підготуйте документ, який показує вашу раду або команду конвенції, ваш план конвенції. Вкажіть своє розуміння цілей організації та спосіб її виконання. Надайте порядок денний заходу з докладним щоденним графіком. Представити повний бюджет. Поясніть, чому ви вибрали тему, місце розташування, теми семінару, доповідачів та соціальну діяльність. Обґрунтуйте свої прогнози відвідуваності, витрат і доходів на основі ваших досліджень.
