Стандартні операційні процедури необхідні для забезпечення безперебійного та ефективного ведення бізнесу. Це гарантує, що працівники вирішуватимуть стандартні завдання таким же чином, і що компанія є послідовною і точною. Крім того, стандартні операційні процедури гарантують, що співробітники виконують свою роботу безпечно і правильно. Для ефективного впровадження стандартних операційних процедур необхідні комунікативні навички. Розмір вашої компанії та процедури, які ви хочете реалізувати, визначатимуть, як ви їх повідомляєте своїм співробітникам.
Оцініть цільову аудиторію для цих операційних процедур. Якщо процедури стосуються невеликої групи людей, то найкраще виконується зустріч у групі; якщо вони поширюються на всю компанію, і це велика компанія, масова електронна пошта або інформаційний бюлетень можуть вивести слово швидше. Або ж організуйте зустріч з керівниками департаментів та керівниками та поінформуйте їх про нові процедури. Попросіть їх повідомити свої групи та відділи про нові процедури.
Будьте лаконічними. Поясніть, якими є нові операційні процедури і як вони відрізняються від старих. Поясніть мету впровадження нових процедур. Опишіть, як нові процедури покращать бізнес і як це вплине на працівників. Наприклад, це може зайняти більше часу або впливати на те, як вони виконують свою роботу.
Організувати заняття або сеанси один на один, якщо процедури ускладнені. Варто вчасно впевнитися, що всі розуміють нові процедури.
Скажіть співробітникам, як слід виконувати процедури, не питайте. Дайте їм знати, що ви або інші менеджери будуть контролювати свою здатність виконувати процедури. Дайте їм стимули для вирішення нових процедур, нагадавши їм, що нові процедури покращать їхню здатність виконувати свою роботу.
Попросіть зворотного зв'язку щодо нових процедур. Часто застосовуються процедури для поліпшення аспектів роботи. Ніхто більше не знайомий з плюсами та мінусами процедури, ніж ті, хто використовує її безпосередньо. Отримайте їхній відгук, щоб забезпечити ефективність процедури.
Зробіть доступні інструкції. Публікуйте процедури на внутрішньому веб-сайті, надсилайте нагадування електронною поштою та надайте для працівників друковану версію.
