Розробка стандартних операційних процедур є відмінною рисою будь-якого хорошого бізнесу. Це створює тип узгодженості, що має неоціненне значення при роботі з клієнтами та підтримці хороших записів. Розуміння того, які процедури повинні бути стандартизовані, є характеристикою хорошого менеджера.
Процедури стандартизації
Компанії розробляють операційні процедури, щоб пояснити, як виконувати завдання. Для того, щоб визначити, які завдання повинні бути стандартизовані, витрачайте один тиждень на записування кожної дії, що виконується для задоволення потреб щоденного бізнесу. Деякі питання, такі як клієнт, який був незадоволений продуктом / послугою, зазвичай оброблятимуться лише керівництвом, а при розгляді нових і менших підприємств - самим власником. Оперативні процедури, стандартизовані спочатку, повинні бути тими, які працівник буде нести відповідальність за виконання самостійно; інші, більш управлінські процедури можуть бути додані пізніше.
Особливості
Самі процедури повинні чітко пояснити дію від початку до кінця. Це означає, що навіть найпростіший акт (наприклад, включення комп'ютера) повинен бути вказаний. Ідея процедури полягає в тому, що працівник повинен мати можливість стежити за процедурою крок за кроком і, не роблячи припущень, виконати завдання точно і відповідати необхідним стандартам продуктивності. Незважаючи на те, що перерахування більших рудиментарних дій може здатися зайвим, або втратою часу, це має свої причини.
Функції
Стандартизація операційних процедур є перевагою як для працівника, так і для керівника / власника. Менеджер / власник може заощадити час і енергію, пояснюючи процедури. Працівник отримує переваги від чітких очікувань; співробітники найщасливіші, коли те, що від них вимагається, і як вони повинні виконувати свої щоденні завдання, написані чорно-білим. Навіть спрощені інструкції можуть бути дещо заспокійливими, коли працівник знаходиться в ситуації, в якій завдання повинно бути виконане точно, але швидко (наприклад: довга лінія клієнтів).
Переваги
Основна перевага стандартизації операційних процедур полягає в більшій узгодженості, яку він приводить до внутрішніх і зовнішніх функцій бізнесу. Як тільки операційні процедури стандартизовані, і, звичайно, слідують, виникають кілька переваг. По-перше, сприйняття клієнта буде добре працювати, професійна компанія, що збільшує імідж бренду. Таке сприйняття може навіть передати потенційним інвесторам / кредитодавцям, що копія процедур компанії, як правило, вимагається, коли розглядається фінансування / інвестиції. Копія процедур компанії також часто потрібна для отримання страхування. По-друге, рахунки будуть визначені, область, в якій послідовність не тільки бажана, а й у багатьох випадках вимагається законом.
Міркування
Стандартизація оперативних процедур не є чимось легким; специфічність є ключовою. Процедури, стандартизовані, сформують фундамент, за яким працівники проходять навчання, пропагуються і дисципліновані, і через які обробляються потреби клієнтів, обробляються операції і зберігаються книги. Витратьте додатковий час на точну стандартизацію процедур, необхідних для ефективних операцій компанії.
