Некомерційні організації знаходяться під пильною увагою різних зацікавлених сторін через їхню залежність від благодійних пожертвувань або тому, що вони мають статус звільнених від оподаткування. Щоб переконатися, що ваші практики купівлі проходять процедуру перевірки засобами масової інформації, донорами, податковою службою чи іншими зацікавленими сторонами, важливо створити політику закупівель, щоб уникнути будь-яких потенційних конфліктів інтересів або відсутності прозорості.
Кілька ставок
Деякі неприбуткові організації вимагають, щоб закупівлі вище певного рівня долара були виставлені на ставку, а організація отримувала декілька ставок для різних постачальників. Це допомагає зменшити ймовірність того, що агент з закупівель, керівник відділу або виконавчий директор може винагородити контракт з другом, членом сім'ї або діловим партнером, який пропонує особисту винагороду або прямий хабар. Це також перешкоджає довгостроковому постачальнику щорічно підвищувати ставки або скорочувати послуги, оскільки він знає, що не має конкуренції.
Low Bid vs. Best Bid
Ваша політика щодо закупівель може вимагати, щоб ваша організація брала найнижчу ставку для проектів, послуг або товарів, або дозволяла приймати найкращу ставку. Найкраща ставка може бути не найдешевшою, але вона може забезпечити кращу цінність для організації. Наприклад, одна фірма зі спортивного маркетингу може запропонувати провести 10-кілометрову дорожню гонку благодійної організації за нижчу плату, ніж інша фірма, але претендент на вищу посаду може мати більше досвіду в проведенні дорожніх перегонів і мати більше контактів, які могли б купувати спонсорство. У деяких випадках некомерційна організація може дозволити контракту перейти до іншого підприємства, крім найнижчого учасника, якщо договір знаходиться в межах певного відсотка від найнижчої пропозиції, а агент з закупівель, керівник відділу або керівництво може показати причини, чому найнижча ціна не найкраща ставка.
Запити на пропозиції
У рамках політики закупівель створіть та опублікуйте запит на пропозиції для проектів, послуг або товарів, що перевищують конкретну суму в доларах. RFP є стандартною процедурою, яку використовують підприємства, що повідомляє потенційним учасникам ті ж самі об'єктивні вимоги до контракту. Запрошення на допомогу допомагають неприбутковим організаціям здійснювати порівняння заявок на яблука.
Конфлікт інтересів
Щоб запобігти фаворитизму або появі фаворитизму, запитайте членів правління та керівний персонал, якщо у них є друзі, члени сім'ї або ділові партнери, які продають товари або послуги, які ви купуєте. Багато неприбуткових організацій мають політику, яка забороняє організації здійснювати операції з компаніями, які мають тісні зв'язки з ключовими зацікавленими сторонами. Перш ніж ухвалювати великі контракти, поділіться з іменами потенційних ділових партнерів з ключовими зацікавленими сторонами, щоб визначити, чи є у них конфлікт.
Прозорість
Оскільки неприбуткові організації не конкурують з іншими компаніями за отримання прибутку, вони більшою мірою мають свободу розкривати ділову інформацію громадськості. Зробіть вашу політику щодо закупівель легко доступною для громадськості на своєму веб-сайті. Включіть інформацію про великі покупки в доповідь скарбника, надану вашій раді директорів на засіданнях правління.
Сталий розвиток
Можливо, ви захочете віддати перевагу підприємствам, які використовують «зелену» ділову практику. Це може включати компанії, які публічно заявляють і демонструють ініціативи щодо зменшення споживання енергії та води, переробки, використання органічних і нетоксичних матеріалів або зменшення пакування.
