Якщо у вас є претензія споживача на продукт або послугу, яка не відповідає вашим очікуванням, одним з кращих способів забезпечити серйозність ваших проблем є написання листа-скарги. Хоча може бути важко визначити найкращий спосіб розпочати лист-скаргу, існує низка різних стратегій, які можна прийняти.
Звернення до листа
Звернення Вашого листа-скарги до конкретної особи зменшить ймовірність того, що Ваш лист буде проігноровано або "провалиться через тріщини". Почніть лист, надіславши його конкретній особі, яка має право відповісти на вашу скаргу. Не забудьте включити назву цієї особи. Зазвичай веб-сайт компанії буде мати інформацію про те, хто або де направляти скарги клієнтів. Перш ніж писати лист, зробіть дослідження, щоб переконатися, що ви надішлете його відповідній особі.
Дістань до пункту
Почніть з короткого заголовка, який посилається на проблему, яку ви намагаєтеся вирішити, перед першим абзацом, з якомога більше специфікою. Наприклад, якщо ваша скарга стосується польотів авіакомпанії, вкажіть дату подорожі, маршрут і номер рейсу. Після заголовка першого абзацу слід підсумувати скаргу. Зверніться до питання швидко, у першому реченні вашого першого пункту, і окреслити конкретні скарги, пов'язані з товарами або послугами компанії. Включіть якомога більше деталей, залишаючись лаконічним і шанобливим.
Почніть з позитивного
Іншим способом розпочати лист-скаргу є використання першого абзацу, щоб сказати щось позитивне про продукти або послуги компанії, перш ніж розпочати скаргу. Такий підхід ставить читача в менш конкурентну позицію, що може призвести до того, що він буде більш охоче працювати з вами для вирішення вашої скарги. Почніть перше речення з вигідним досвідом, який ви мали в минулому з компанією, висвітлюючи деякі позитивні характеристики компанії, а потім назвіть характер вашої скарги у другому реченні або пункті.
Загальні поради
USA.gov пропонує поради щодо написання ефективного листа-скарги, зазначивши, що найчастіше друкований лист, надісланий поштою, є найбільш ефективним способом зв'язатися з компанією. Також ви, швидше за все, отримаєте кращі результати, якщо будете використовувати прямий, неконфронтаційний тон; сердитий, загрозливий або саркастичний лист може бути менш ефективним, ніж лист, який є спокійним і раціональним. Крім того, ви повинні чітко вказати, як ви хочете вирішити цю проблему. Нарешті, задокументуйте кожен крок, який ви приймаєте, і кожну літеру, яку ви пишете, і зберігайте копії.
