Словник Вебстера визначає лист як письмове або друковане повідомлення для окремої особи або групи, яка зазвичай надсилається поштою. Звичайно, в наш електронний вік багато листів передаються електронною поштою, або в тілі електронної пошти, або як вкладення. Незважаючи на цю тенденцію, ділові листи продовжують мати традиційні функції. Отже, надзвичайно важливо, щоб ті, хто працює у світі бізнесу, знали ці функції для того, щоб зробити правильне враження діловими партнерами.
Продажі
Незважаючи на тенденцію до ведення бізнесу в електронному вигляді, "традиційні листи збуту залишаються важливим інструментом сучасного бізнесу", говорить Кеннет Зіммер, почесний професор Школи бізнесу та економіки Університету штату Каліфорнія і Сью Кемп, доцент Гарднер-Вебб Broyhill школа управління. Більше того, Zimmer and Camp стверджують, що більшість ділових листів фактично є листами продажу, оскільки їх метою є сприяння продажу товарів або послуг одержувачам. Існує п'ять основних цілей продажів:
- Щоб привернути увагу одержувача.
- Для встановлення дружніх відносин з одержувачем.
- Щоб звернутися до мотивів купівлі одержувача.
- Переконати одержувача вжити заходів.
- Надати одержувачу можливість вжити заходів.
Зв'язки з громадськістю
Метою будь-яких зусиль громадських відносин є вплив на переконання, погляди або дії цільової аудиторії. Такий випадок стосується листа громадських відносин, пояснюють Мелвін Л. Дефлер і Еверетт Е. Денніс, співавтори «Розуміння масової комунікації: перспектива ліберальних мистецтв». або організації.
Деякі приклади листів з публічних відносин - це ті, які прагнуть досягти наступних цілей:
- Сприяти розвитку нового бізнесу.
- Запросіть клієнтів відкрити платіжні рахунки.
- Дякуйте клієнтам за їхню діяльність.
- Вітаємо потенційних клієнтів у спільноті.
- Оголошуйте спеціальну продаж або послугу.
- Запропонуйте стимули до використання послуг компанії.
Запити та відповіді
Найбільш повсякденні ділові листи або роблять запит, або відповідають на одне, Zimmer та стан Camp. Приклади листів із запитом включають резервування кімнати для переговорів, запит цінової пропозиції, запит виставлення рахунків та призначення зустрічей. Тим не менш, Zimmer and Camp радить, що ці звичайні листи "не повинні розглядатися належним чином". Тому, ви повинні дотримуватися певних рекомендацій, коли або подаєте запит, або відповідаєте на один:
- Надайте повну інформацію.
- Ніколи не роблять нерозумних запитів.
- Будьте точними та точними.
- Ніколи не будьте непристойними.
Претензії та коригування
Клієнти іноді скаржаться на несправну послугу або продукти. Коли такі випадки виникають, підприємства повинні реагувати шляхом переговорів з клієнтами, щоб зробити коригування. Крім того, підприємства також пишуть листи-претензії, наприклад, коли постачальник не надсилає потрібний продукт або взагалі не поставляє його. Проте, Zimmer і Camp говорять, що, незважаючи на відповідь або подання претензії чи коригування, слід мати на увазі наступні правила:
- Переконайтеся, що у вас є всі факти.
- Будьте точними та повними при описі претензії.
- Уникайте викриття, загрозливих чи вимогливих..
- Будьте ввічливі.
- Запропонувати розумне рішення, яке буде прийнятним для всіх зацікавлених сторін.
Соціальні комунікації
Вітаючи ділових працівників у особливих випадках, це «загальна ввічливість і традиція», пишуть Зіммер і Кемп. Роботодавці також повинні направляти листи співчуття, коли співробітник страждає від втрати або трагедії, оперативно реагує на офіційні запрошення, визнає вибуття та висловлює подяку за подарунки, гостинність або особливе ставлення. Несприйняття таких обставин відображає компанію в поганому світлі.
Переконайтеся, що літери правильно відформатовані:
- Використовуйте фірмові бланки.
- Вирівняйте дату відповідності праворуч на сторінці.
- Помістіть ім'я одержувача, офіційну назву та адресу внизу сторінки, вирівняні ліворуч.
- Дотримуйтесь вітання з комою, а не двокрапкою, наприклад: Шановний містер Джонс,
- Подвійний простір між привітанням і першим абзацом букви і між кожним абзацом. Однак єдиний простір тіла кожного абзацу.
- Не включайте ініціативи для посилань, позначення копій тощо
