Ефективні плани комунікації додають цінності організаціям і часто роблять різницю між успіхом і невдачею програм. Але що таке ефективний план комунікації? Зв'язок визначається як "процес, за допомогою якого інформація обмінюється між людьми через загальну систему символів, знаків або поведінки". Ефективне планування комунікацій допомагає подолати перешкоди шляхом створення спільної мови та формування повідомлення. Ці плани допомагають організовувати ключову ієрархію повідомлень і визначати специфіку своєї аудиторії з точки зору термінів та доставки.
Плануйте ефективно спілкуватися
Ефективні плани комунікації створюють основу для керування повідомленнями, досягнення результатів та вимірювання успіху. Плани визначають основи того, хто, що, де, чому і як для будь-якого комунікаційного проекту, програми або компанії. Створення плану змушує вас замислюватися над своїми цілями і передбачати реакції, включаючи перешкоди, перед публікою. План комунікації також зосереджує ваші зусилля, надаючи контекст, встановлюючи пріоритети та розвиваючи вирівнювання. Це дає змогу розробити послідовне повідомлення, яке створює імпульс і пристосоване до використовуваних засобів масової інформації.
Побудова плану
Незважаючи на те, що плани комунікації відрізняються за розміром, залежно від їх масштабу та мети, деякі ключові компоненти включають: Аналіз ситуації. У чому полягає проблема або можливість? Як змінюється галузь чи компанія? Ви запускаєте щось нове? Чи є у вас дані дослідження чи опитування? Це надзвичайна ситуація чи криза? Чи стосуються економічні чи політичні чинники? Що таке історія? Визначте основну та вторинну аудиторію. Який розмір аудиторії? Яке їхнє знання про ситуацію? Як вони будуть здійснені? Чи є вони сприйнятливими? Оптимізуйте повідомлення. Чому вони потребують цього повідомлення? Ви впливаєте на вашу аудиторію? Просити їх вжити заходів? Чи будуть вони протистояти цьому? Чи є шари до повідомлення? Визначте розподіл. Як ви досягнете своєї аудиторії? Чи можуть групи допомогти вам повідомити це повідомлення? Які засоби масової інформації підходять до вашого повідомлення? Як швидко вона повинна виходити? У чому перевага вашої аудиторії? Визначити цілі. Що ви намагаєтеся досягти? Як ви дізнаєтеся, чи досягнете це? Чи можна її виміряти? Як довго це потрібно? Який ваш бюджет? Виміряйте результати. Ви досягли своїх цілей? Чи потрібні наступні кроки? Чи потрібно вимірювати протягом певного періоду часу?
Види комунікаційних планів
Залежно від вашого бізнесу, комунікаційні плани зазвичай знаходяться на різних рівнях організації. З корпоративної точки зору, план зосереджується на баченні, місії та стратегіях бізнесу. Це може також включати брендинг загальної організації. На рівні продукту, комунікаційні плани можуть допомогти запустити продукт, розширити лінійку продуктів, створити бренд або збільшити частку ринку. Група з зв'язків з громадськістю шукає, що є новиною і як використовувати засоби масової інформації для досягнення кількох ринків. Вона може також включати кризові комунікації, а також відносини між громадами. У людських ресурсах акцент робиться на спілкуванні співробітників. Як ми можемо передавати інформацію нашим співробітникам про стратегії, програми, зміни та навчання? Для відносин з інвесторами, мета полягає в тому, щоб отримати фінансовий інтерес в компанії, створити репутацію в цій спільноті і збільшити рейтинги.
Отримання слова
Зі зростанням засобів масової інформації комунікатори мають багато вибору, але знання аудиторії є критичним. Запитайте ринки, що вони часто використовують. Визначте, що потрібно для вашого повідомлення. Це терміново? Вам потрібна зворотній зв'язок? Ви будуєте спільноту? Кожна з них призведе до іншої системи розподілу. У багатьох випадках для того, щоб повідомлення досягало вашого ринку, потрібно більше одного транспортного засобу. Загальні канали розподілу включають: Електронні листи Зустрічі Соціальні медіа (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Сайти / блоги Інформаційні бюлетені / газети Презентації Прес-релізи Листи Публікації Інструкції Роздаткові матеріали Телебачення Радіо Відео Вебінари / веб-трансляції Тренінги
Дорожні блоки для ефективних комунікаційних планів
Одним з ключових факторів неефективного спілкування є різниця в тому, як ми говоримо, читаємо і думаємо. Ми говоримо близько 100 слів за хвилину, читаємо близько 200 слів за хвилину, але наші думки працюють понад 500 слів за хвилину. Це означає, що ми можемо легко відволікатися. Додайте до цього наш зростаючий список вхідних листів, зростаючу кількість традиційних та онлайн-медіа-джерел і наші, здавалося б, нескінченні зустрічі. Ефективний план повинен вирішувати ці питання шляхом збору знань про Ваші конкретні групи інтересів, отримання зворотного зв'язку та застосування цих даних для розробки ефективних повідомлень. Часто це означає доставляти це повідомлення у багатьох форматах з часом.
