Ви хочете, щоб ваші співробітники використовували час відпустки на свій розсуд, але ваша робота полягає в тому, щоб забезпечити, щоб у вас були працівники у всіх відділах протягом року, щоб нормальний бізнес продовжувався. Єдиний спосіб координувати канікули працівників - створити головний календар канікул. Ви можете використовувати різні програмні програми в Інтернеті або на комп'ютері, щоб порівняти розклади та правильно керувати часом відпустки працівників. Ви також можете зберегти паперовий календар, якщо ви віддаєте перевагу такому методу.
Елементи, які вам потрібні
-
Програма календаря
-
Шаблон календаря
Електронний календар
Перейдіть до вибраного програмного забезпечення календаря на комп'ютері або в Інтернеті. Деякі програми доступні для створення електронного календаря, включаючи текстові програми, календарне програмне забезпечення або онлайн-програми.
Виберіть варіант додавання нового календаря та додайте назву для головного календаря відпусток компанії. Збережіть його на жорсткому диску або в потрібному місці в мережі або в Інтернеті на основі вибору програмного забезпечення. Заблокуйте будь-які дні або тижні, коли працівники не можуть прийняти відпустку або повідомити менеджерів про цей варіант.
Створіть профілі для вибраного програмного забезпечення, які визначають привілеї та параметри, які мають люди. Наприклад, вам і вашій резервній копії потрібні глобальні права адміністратора, щоб вносити всі зміни, але менеджери можуть лише додати події з часом запуску та зупинки, який ви схвалюєте пізніше. Додайте користувачів і їхні імена користувачів до програми та додайте до них правильний профіль. Дозвольте менеджерам створювати свої індивідуальні паролі або додавати загальний, який вони можуть змінювати. Нарешті, щоб зробити календар доступним для всіх працівників, створіть профіль і пароль лише з варіантами перегляду, які може використовувати будь-який працівник. Якщо у вас багато співробітників, ви можете створити декілька загальних користувачів і паролі, які мають опції перегляду.
Створіть електронний шаблон, який співробітники можуть використовувати для запиту часу відпустки від своїх менеджерів. Додайте місце для схвалення свого менеджера. Цей шаблон можна зробити з програми обробки текстів або електронних таблиць. Зробіть цей шаблон доступним для всіх менеджерів, щоб вони могли надавати своїм співробітникам, коли їм потрібно запросити відпустку.
Вимагати від керівників підрозділів затверджувати запити працівників на відпустку. Попросіть менеджера надіслати запит на відпустку до електронного календаря, але надішліть їм копію затвердженого запиту на відпустку. Деякі підприємства вимагають від менеджерів пересилати ці запити, коли вони надходять, а інші можуть вимагати оновлення запиту на відпустку до календаря в певний день тижня. Перегляньте та затвердьте додані відпустки, якщо це необхідно.
Роздрукуйте копію головного календаря відпусток на регулярній основі і розміщуйте його в кімнаті для працівників, кухні або кімнаті відпочинку.
Слідкуйте за всіма проханнями про відпустку, щоб забезпечити співробітникам час на книги для відпочинку. Роздрукуйте затверджені запити на відпустку і зберігайте їхні копії у своїх кадрах. Надіслати електронну копію прохання про відпустку на нарахування заробітної плати для їх записів.
Паперовий календар
Завантажте безкоштовний календар з Інтернету або виберіть шаблон календаря з вибраної програми. Надрукуйте копію цього календаря. Ви також можете отримати порожні шаблони календарів з офісних магазинів, якщо потрібно. Розмістіть календар у центральному місці, наприклад, у офісній кухні, кімнаті для перерв або в поштовій кімнаті.
Заблокуйте будь-які тижні, коли працівники не можуть взяти відпустку. Ви можете сірі ці області або покласти великий X у дні співробітників не дозволяється зняти.
Вимагати від працівників записувати свої запити на перерву та направляти їх до свого керівника для затвердження. Після схвалення менеджера запит пересилається вам. Потім перевірте календар, щоб переконатися, що всі області вашого бізнесу мають необхідну кількість працівників, перш ніж затвердити запит на тимчасове звільнення.
Додайте затверджені відпустки до календаря компанії, якщо це необхідно. Передати затверджені запити на відпустку на оплату праці та зберегти копію для кадрової справи працівника.
Поради
-
Перед тим, як створити календар канікул компанії, перегляньте розділ політики та процедур компанії для відпустки. Якщо ви не маєте такої, вам потрібно буде створити політику та процедури для запрошення відпусток у відповідності до процедур, вибраних для електронних або паперових календарів.
Переконайтеся, що політика включає інформацію, яка вказує на те, що запити підлягають затвердженню менеджером та доступним часом відпустки Щоб роз'яснити будь-які проблеми з політикою, ви можете включити мову, що визначає основу справедливості, яка вперше з'явилася, перша послуга, але вкажіть, коли кілька працівників подають заявки на вихідні дні за той же самий період часу, відпустки надаються старшинство.
Включіть форму запиту на тайм-аут у розділ процедур керівництва для працівників. Розмістіть оновлені копії для включення в посібник, якщо це необхідно.
Увага
Перегляньте свою політику та процедури, щоб забезпечити їх відповідність державним і федеральним законам. Незважаючи на те, що компанії не зобов'язані надавати відпустку працівникам, вони повинні виконувати федеральні та державні закони в адміністрації програми.
Укажіть графік нарахування на відпустку, щоб працівники розуміли, наскільки вони мають право на відпустку за роки служби.
