Планування є одним з тих мирських адміністративних завдань, які ніхто не хоче робити; однак, нездатність розробити системний спосіб реєстрації важливих дат і етапів може зруйнувати кращі закладені плани. Головний календар повинен містити важливі дати, бути автоматизованими та включати систему ліхтариків, щоб сповіщати людей про майбутні дати. Для ефективного створення головного календаря він повинен бути інтуїтивним, ефективним і мати добре написані процедури для всіх користувачів.
Призначте одну особу для відповідальності за технічне обслуговування та резервне копіювання. Ця особа повинна відповідати за перегляд і введення ключових дат у календарі перед розповсюдженням.
Введіть кінцеві дати та терміни. Кінцеві дати є, мабуть, найважливішою причиною для створення та ведення спільного головного календаря. Ці дати повинні виділятися і вводитись жирним шрифтом, кольоровими або усіма кришками.
Співпрацюйте з професіоналами та допоміжним персоналом, щоб визначити терміни, що залежать від них до терміну. Це залежить від діяльності та організації. Наприклад, ви можете надати нагадування за тиждень до засідання великих бюджетів. Проте, група щасливих годин може вимагати лише нагадування за годину до події. Ви також захочете побудувати вчасно для подорожі, якщо подія не знаходиться в безпосередньому офісі.
Визначте процес інформування користувачів про зміни. Це може бути формальний або неформальний процес. Проте вона повинна бути чітко окреслена в процедурах. Ви також повинні надати спосіб підтвердження зміни. Це може бути швидка електронна пошта із запитом підтвердження для всіх співробітників або учасників зустрічі.
Надайте можливість включити наступні дати. Дати наступних заходів - це дати, які з'являються в результаті іншої зустрічі. Тобто вони прикріплені до оригінальної зустрічі. Прикладом може служити AR (необхідна дія) для фінансування до завершення наступної зустрічі. Наявність можливості приєднати наступні дати на початкову зустріч - це хороший спосіб автоматизувати процес та підвищити ефективність наступної зустрічі або події.
Роздрукуйте головний календар на щоденній та щотижневій основі та поширюйте його. Це не обов'язково залежно від організації.
Розмістіть календар у центральному місці. Це може бути онлайн, у спільному файлі або на загальній дошці оголошень.
