Управління змінами зосереджується на змінах, з якими стикаються члени організації під час переходу, пов'язаного з бізнесом. Для того, щоб управління змінами було завершено, інструменти, процеси та плани повинні бути створені для зменшення потенційних проблем та очікуваних проблем. Важливим є проектний план управління змінами. Без плану допомоги співробітникам перейти до нових ролей, співробітники будуть відчувати себе збентеженими та непідготовленими, а потенційно потенційно може вплинути на загальний бізнес.
Призначте команду управління змінами. Це може включати членів вашої організації або зовнішніх консультантів, які знайомі з процесом управління змінами. Як мінімум, ця команда повинна включати людину, що знайоме з усіма сферами діяльності вашої організації, а також експертом з управління змінами. Ця команда повинна бути готовою пояснити намічені зміни в організації, пом'якшити проблеми, що виникають під час переходу, і визначити успіх переходу, коли зміна буде завершена.
Проаналізуйте план, який ваша компанія визначила, щоб перейти від поточної організаційної структури до планової організаційної структури. Вирішіть, скільки кроків потрібно виконати. Часто компанія не може перейти безпосередньо з однієї організаційної структури до іншої; план повинен бути виконаний крок за кроком.
Наприклад, ваша компанія хоче перейти від організації, поділеної за регіонами на організацію, яка поділена на департаменти.У цей час кожен місцевий офіс управляє власним маркетингом, продажем і виробництвом. Метою компанії є поділ компанії на три повних, інтегрованих відділу: маркетинг, продаж і виробництво. Компанія може почати з інтеграції маркетингу, а потім з продажу та виробництва. Цей поступовий перехід менш ризикований і менш переважний, ніж перехід усіх трьох відділів одночасно.
Створити комплексний план комунікації. Визначте, як всі співробітники компанії можуть бути повідомлені про майбутні зміни. Без належного спілкування працівники можуть не знати про зміни і, можливо, не належним чином переходити.
Створіть часову шкалу ключових змін, які відбуватимуться під час процесу керування змінами. Це повинно бути деталізовано та включати великі та дрібні деталі. Строки повинні включати такі елементи, як:
- Спілкування з організацією щодо запланованих змін
- Зустрічайтеся з членами групи маркетингу, щоб пояснити, як змінитимуться їхні обов'язки
- Розробити та встановити нову версію офісу для маркетингових співробітників
- Перехід маркетингових співробітників на нові місця роботи (триденний період)
- Зустрічайтеся з маркетинговими співробітниками, щоб навести будь-які питання
- Тримайте щотижневі телеконференції для обговорення будь-яких проблем, які виникають
Перелічіть потенційні проблеми та проблеми, які можуть виникнути під час процесу зміни. Це включає в себе незадоволеність працівників, плутанину працівників і припинення щоденних робочих процесів. Створіть план надзвичайних ситуацій для кожного потенційного відставання.
Скомпілюйте всю інформацію про керування змінами у звіт, який буде представлено вищому керівному складу вашої компанії. Підготовка до питань або запропонованих змін з боку керівництва. Будьте готові відстоювати свої пропозиції та погодитися з тим, що всі ваші плани управління змінами не можуть бути прийняті вищим керівництвом. Коли потрібні зміни, відредагуйте план проектів управління змінами, щоб включити всі зміни.
Обговоріть майбутні зміни з кожною місцевою управлінською командою всередині організації після отримання схвалення старшого керівництва, але до того, як зміни будуть офіційно введені. Подаруйте кожному менеджеру звіт про зміни, які вплинуть на його відділ, щоб він міг пояснити зміни у своїй команді. Попросіть кожного менеджера повідомити про будь-які потенційні занепокоєння, які, можливо, були пропущені, щоб вони могли бути вирішені, і план управління змінами може бути скоригований або змінений в міру необхідності.
Поради
-
Будьте готові внести зміни до плану управління змінами. Особливо при здійсненні великих організаційних змін можуть виникнути проблеми. Переконайтеся, що у вас є план дій на випадок надзвичайних ситуацій для всіх змін високого ризику.
Увага
Не поспішайте зі змінами. Хоча ця зміна може бути дуже корисною для організації, внесення змін занадто швидко може залякати і заплутати працівників та інших зацікавлених сторін.
