Людина, яка вітає клієнтів при вході в офіс, являє собою імідж компанії. Неорганізований, байдужий рецепціонер представляє компанію як непрофесійну і нелюбову. Тим часом, тепло зустрічаючи уважним співробітником, змушує клієнта почуватися цінним і може змусити її розвивати довші відносини з компанією. Пам'ятайте також, що в деяких типах офісів, таких як кабінет лікаря або терапевта, і перед важливими зустрічами, такими як інтерв'ю, відвідувачі можуть відчувати нервозність. Дружнє привітання допоможе полегшити їх.
Розташуйте свій стіл на вході, щоб побачити клієнтів, коли вони входять. Переконайтеся, що офіс виглядає охайним на початку кожного дня і тримайте його організованим протягом усього дня. Оперативно доставляйте пакунки або розміщуйте їх з поля зору. Тримайте документи належним чином, а вашу книгу про зустрічі доступну. Запустіть відповідні комп'ютерні програми, щоб можна було легко шукати інформацію про клієнта.
Посміхайтеся і вітайте клієнта, передаючи справжню теплоту та ентузіазм. Використовуйте привітання, яке сигналізує, що ви очікували його, якщо це так, - але тільки якщо ви знаєте, що це клієнт, якого ви очікували. Якщо ви очікуєте клієнта у вашій юридичній фірмі о 9 годині ранку, а чоловік, одягнений для ділової зустрічі, заходить, ви можете посміхнутися і сказати: «Привіт, ви Джон? Це дуже приємно зустрітися з вами». Ніколи не вказуйте повне ім'я клієнта - розглядайте цю інформацію як конфіденційну. Використовуйте більш загальне привітання, якщо ви не знаєте клієнта, наприклад: "Доброго ранку, ласкаво просимо до фірми XYZ. Як я можу допомогти вам сьогодні?"
Надайте допомогу клієнту, організувавши зустріч, надавши їй документи, які вона повинна заповнити, або повідомити їй, що ви розповісте відповідній людині, що вона прибула. Дозвольте клієнтові знати, як довго їй буде потрібно чекати. Запитайте її, чи є у неї будь-які запитання і відповіді на них, наскільки це можливо. Якщо ви повинні перевірити відповідь, запевняйте її, що ви будете.
Заохочуйте клієнта розслабитися під час очікування. Пропонуйте клієнтові закуски, такі як вода, кава або чай, якщо такі є. Якщо клієнт відхиляє пропозицію, скажіть йому, якщо він передумає. Продовжуйте посміхатися і привертайте очі, коли ви розмовляєте з клієнтом, передаючи тепло і ентузіазм.
Ввічливо просимо клієнта почекати лише хвилину, якщо ви повинні відповісти на телефон. Відповідь на телефон з привітанням, наприклад, "Доброго ранку, це Террі з фірми XYZ. Дякуємо абонентові за проведення і запевняю її, що ви будете з нею. Потім відвідуйте клієнта в офісі.
Дотримуйтесь протоколу вашого офісу для ознайомлення клієнтів із персоналом. Закликайте співробітника, як тільки клієнт прибув, якщо ви знаєте, що співробітник не зустрічається з іншим відвідувачем. В іншому випадку, зателефонуйте відповідного співробітника по телефону, коли заплановано розпочати призначення клієнта.
Супроводжуйте клієнта до офісу працівника, якщо це прийнята процедура у вашому офісі, і співробітник вказав, що вона бажає розпочати зустріч. Альтернативно, викликайте співробітника до зони очікування, щоб зустрітися з клієнтом. Представте клієнта та співробітника, якщо вони ще не зустрілися, використовуючи прізвища або імена, залежно від того, що ваша компанія вважає за краще.
