Важливою метою будь-якої системи внутрішнього контролю є збереження активів. Оскільки процеси нарахування заробітної плати впливають як на людські, так і на фінансові ресурси, проблеми або слабкі сторони внутрішнього контролю заробітної плати можуть бути дорогими. Визнаючи ризики, пов'язані з процесом нарахування заробітної плати, розуміння їх потенційного впливу та знання способів їх вирішення може призвести до значного запобігання втратам з часом.
Ризики
Ризики в процесі розрахунку заробітної плати включають проблеми фінансової звітності, такі як заниження заробітної плати та пов'язаних з ними виплат по відношенню до працівників, або неправильна класифікація витрат на оплату праці між витратами на продані товари (COGS) та продажем, загальними та адміністративними (SG&A) витратами. Операційна ефективність може бути скомпрометована шляхом оплати фантомних або припинених працівників (зазвичай результатом змови) і використання неправильних ставок заробітної плати та зарплати. Нормативна відповідність порушується через порушення федеральних законів і законів про оплату праці, а також порушення правил про податкову службу (IRS), які стосуються працівників проти незалежних підрядників.
Вплив
Потенційний фінансовий, репутаційний та юридичний вплив на проблеми із заробітною платою широко варіюється залежно від їхнього часу, розміру та характеру. Розуміння впливу події може мати важливе значення для того, щоб знати, як правильно її вирішити. Підприємства повинні враховувати наступне: помилки фінансової звітності можуть збільшити плату за зовнішній аудит. Неправильні фінансові дані можуть призвести до поганих управлінських рішень і можуть негативно вплинути на інвесторів та інших зацікавлених сторін, таких як кредитори. Платежі фантомним працівникам та неточні ставки заробітної плати можуть негативно вплинути на ліквідність та збільшити податкове навантаження. Порушення законів про заробітну плату та робочий час або регулювання IRS можуть призвести до значних штрафів, судових витрат, підвищеного рівня обороту працівників та втрати репутації.
Зменшення впливу
Ви можете зменшити ймовірність або наслідки проблеми із нарахуванням заробітної плати, якщо ви впровадите сильний контроль за заробітною платою. Однак користь від здійснення контролю за заробітною платою не повинна перевищувати вартість. Регулярне та своєчасне звіряння рахунків заробітної плати та даних у головній книзі та даних третьої сторони, передачі файлів та інших записів можуть запобігти або виявити фінансові помилки. Огляд класифікацій праці працівників між прямими та непрямими витратами може допомогти визначити проблеми класифікації. Розподіл обов'язків між внесенням, обробкою та авторизацією платежів і видачею персоналу є ідеальним, але може бути складним для невеликих компаній з обмеженими ресурсами. Більш високий рівень управлінського огляду, затвердження та передачі ставок заробітної плати, зміни ставок, просування по службі, зміни робочих місць і припинення роботи може бути доречним, якщо розподіл обов'язків не є економічно ефективним. Відповідні програми управління та підготовки керівників з правових питань та кадрових питань можуть сприяти підвищенню відповідності нормативним вимогам.
Моніторинг
Будь-яка система внутрішнього контролю може з часом ставати неефективною, оскільки персонал та бізнес-процеси змінюються через зростання або через невідповідне керування процедурами контролю. Проводити періодичні оцінки потенційних ризиків, а також переглядати розробку та ефективність контролю заробітної плати, щоб гарантувати, що вони залишаються актуальними та економічно ефективними.
