Виплати грошових коштів - це те, як організація, наприклад, бізнес або урядова установа, регулює її використання коштів. Виплати здійснюються в різні сфери бізнесу або різні рахунки, створені для виплат працівникам та інших цілей. Організації розробляють внутрішній контроль, або самостійно створені правила та положення, для виплати грошей таким чином. Такий внутрішній контроль, як правило, необхідний для роботи організації, але вони притаманні недоліки, які лідери організації повинні враховувати.
Неправильне керування
Внутрішній контроль створюється і вирішується бізнесом, як правило, радою директорів корпорації, але лідерами всіх типів організацій. Ці рішення не завжди доречні. Контроль може бути занадто слабким у деяких сферах, що викликає занепокоєння у сфері безпеки та занадто суворі в інших, що призводить до затримок у фінансуванні, що вимагає багато часу. Це одна з причин, через яку організації можуть вирішити проводити аудит спеціально для внутрішнього контролю, щоб отримати зовнішню думку.
Відсутні контролі та конкретні обставини
Якщо внутрішній контроль не регулюється зовнішнім органом, є й шанс, що деякі необхідні контролі можуть бути пропущені. Наприклад, організація може мати детальний контроль над грошовими виплатами для звичайних бізнес-проектів, але може бути збитковою, коли йдеться про виплати нової грантової програми просто тому, що для цієї обставини не було створено правил. Такі сліпі місця можуть призвести до майбутніх проблем з недостатнім контролем.
Підзвітність
Підзвітність означає безпеку внутрішнього контролю та їх здатність протистояти неправомірним діям та зловживанню. При роботі з великими грошовими виплатами, розкраданнями та іншими видами крадіжки або шахрайства є можливості. Внутрішні контролі, які мають несправні системи відстеження (наприклад, відсутність входу до системи) або інші проблеми, мають погані функції звітності. Вони створюють прогалини, які можуть призвести до того, що компанія втратить гроші через недобросовісну поведінку.
Проблеми постійної адаптації
Виплати грошових коштів рідко робляться однаково протягом усього життя організації. Системи та процеси затвердження змінюються з формою організації та з розвитком нової технології. Заходи безпеки можуть змінювати канали, через які рухаються грошові кошти. Нові урядові правила можуть додати додаткові кроки. Але внутрішній контроль може не змінитися так швидко, що залишає організацію відставанням, намагаючись задовольнити нові вимоги з застарілими стратегіями.
