Наявність кваліфікованого менеджера, який допомагає керувати та контролювати всі відділи, є важливою частиною успішного бізнесу. Наприклад, для запуску відділу закупівель потрібен менеджер. Якщо ви є таким менеджером, то вам потрібно точно зрозуміти, що робить відділ закупівель для бізнесу. Простіше кажучи, відділ закупівель несе відповідальність за придбання бізнесу, включаючи обладнання, матеріали та все інше, що є необхідним для забезпечення безперебійного бізнесу. Менеджеру необхідно контролювати кожен аспект цієї ключової функції роботи для бізнесу.
Тримайте докладні записи. Для цілей оподаткування підприємствам необхідно ретельно відстежувати всі витрати та придбані товари. Тісно співпрацюйте з бухгалтерським відділом компанії, щоб зберігати копії та електронні записи всіх ваших покупок. Навчіть всіх співробітників у вашому відділі на конкретний метод ведення обліку та подачі документів.
Плануйте заздалегідь. Коли справа доходить до здійснення покупок, тим швидше вона може бути зроблена, тим краще. Призначте конкретного співробітника або групу працівників, щоб регулювати все, що здійснюється вашим відділом, і визначте найкращий час для зміни порядку. Наприклад, ви і ваша команда можете вирішити, що приємний час для перевпорядкування чорнила для офісу - це лише тоді, коли в приміщенні постачання залишається лише один картридж з чорнилом на принтер.
Опрацюйте розумні замовлення на купівлю якомога швидше. Частина працівників вашого відділу повинна відповідати за обробку замовлень на купівлю, надіслані з інших відділів. Наприклад, відділу маркетингу може знадобитися замовлений новий комп'ютер. Коли ви отримаєте замовлення на купівлю, покупка вже буде затверджена. Тому ваша команда може зосередитися на покупці товару та відстеженні витрат.
Використовуйте правильне судження, керуючи відділом закупівель. Однією з ваших ключових функцій є обробка замовлень на купівлю. Однак слід також звернути увагу на те, що ви замовляєте. У деяких компаніях різні підрозділи будівлі можуть вимагати надмірних або непотрібних покупок, які ви очікуєте зробити. Якщо ви помітили ці види покупок, ви повинні повідомити про це начальника, фінансового директора, власника бізнесу або раду директорів залежно від ієрархії у вашій компанії.
