Розробка системи внутрішнього контролю для Вашого бізнесу потребує планування та розуміння детальних операцій компанії. Внутрішній контроль виконує декілька цілей, але головними з них є забезпечення того, щоб підприємство функціонувало так, як це було задумано, і запобігало можливості для працівників привласнювати товари чи гроші. Внутрішній контроль дає можливість власнику бізнесу спокійно знати, що все працює належним чином без особистого спостереження за кожним аспектом операції.
Перегляньте кожен з основних процесів у вашому бізнесі: виробництво, управління запасами, дебіторська заборгованість, кредиторська заборгованість, узгодження банківських операцій та будь-який інший процес, де можна здійснити шахрайство шляхом крадіжки або приховування. Назвіть назви або посади на кожну частину процесу, за яку відповідає людина. Якщо ви не впевнені, як працює процес, витрачайте час "на полі" і стежте за процесом або задайте питання відповідальним.
Оцінюйте кожен крок кожного процесу на наявність слабких місць контролю, які б дозволили красти активи компанії. Зосередьтеся на тих сферах, де одна особа має як зберігання активів, так і обліку їх. Наприклад, якщо один працівник має контроль над касовим апаратом, а також відповідає за його узгодження наприкінці ночі, працівник має можливість викрасти гроші і приховати його, фальсифікуючи примирення. Іншим прикладом є наявність одного співробітника, відповідального за відкриття вхідної пошти, а також відповідальність за запис чеків, що надходять на рахунки, які надходять поштою.
Змініть процедури для тих областей, де ви оцінювали слабкий внутрішній контроль. Якщо це можливо, відокремити функцію зберігання від функції звітності. Хоча у вас може бути недостатньо працівників для того, щоб різні люди виконували кожну роботу, альтернативні функції між співробітниками, яким ви маєте, повинні відокремлювати несумісні функції, де це можливо.
Ретельно документуйте нові процедури та ознайомте працівників з ними. Отримайте відгук від співробітників щодо ефективності нових процедур. Важливо переконатися, що процедури мають сенс з точки зору бізнесу та операційної точки зору, а не лише як контроль. Налаштуйте процедури відповідно до зворотного зв'язку, але завжди пам'ятайте про призначення елементів керування.
Реалізуйте обов'язкову політику відпустки, якщо ви ще цього не зробили. Більшість проблем, пов'язаних з хронічними крадіжками в бізнесі, дозволяється продовжувати свою діяльність, оскільки ніхто більше ніколи не виконує функції злодія.Коли крадіжки працівники змушені йти на відпочинок, а хтось інший заповнює їх, вони не можуть приховувати злочин. Ця політика може запобігти крадіжці, а також розкрити її, якщо це станеться.
Поради
-
Оцініть ефективність вашого внутрішнього контролю принаймні раз на рік і покращуйте їх, якщо це необхідно.
Увага
Не бійтеся впроваджувати сильний внутрішній контроль, бо бояться, що ваші співробітники подумають, що ви їм не довіряєте. Чесні працівники хочуть працювати в належним чином створеному середовищі.
