Лист із заявкою на ставки познайомить вас із переліком ставок і запросить потенційних респондентів дізнатися більше. У листі буде підсумовано та передано матеріали та інструкції, необхідні для відповіді на ваше запрошення до участі в торгах. Ви розповісте своїм читачам, хто ви, що ви шукаєте, і як ви будете відповідати на запитання учасників торгів. Вони дізнаються, як ви хотіли б отримувати ставки, і який ваш графік. У той час, коли листи з пропозиціями часто використовують форматування на основі таблиць і записок, ви можете скористатися офіційним листом, щоб представити резюме процесу торгів та виділити його ключові моменти.
Запросіть читачів подати пропозиції щодо пропозицій, які відповідають вашим прикріпленим документам із заявок. Документи заявки можуть містити опис процесу оцінювання та інструкції учасника, що визначають формат та зміст матеріалу, який необхідно подати. Вони можуть також включати умови та умови, які учасники торгів повинні очікувати в контракті, а також детальний опис або специфікації послуг або товарів, які ви шукаєте. Надайте для ознайомлення читачів список маркованих документів, які ви додали до вашого листа.
Визначте себе як адвоката конкурсу. Коротко представіть свій бізнес з оглядом місії, місцезнаходження та веб-сайту. Укажіть також назву та контактну інформацію контактного пункту читача з усіх питань, пов'язаних із заявкою на пропозицію. Це можуть бути ви або хтось інший, якому ви делегували управління процесом встановлення ставок.
Опишіть зусилля, за які ви вимагаєте пропозиції. Запропонуйте такі відомості, як місцезнаходження підприємства, його бюджет, обсяг і розмір. Обговоріть, як саме ця робота відповідає вашим великим цілям і завданням.
Укажіть свій графік для всього процесу встановлення ставок. Вкажіть свої терміни та місця для отримання листів про наміри, запитання та пропозиції. Вкажіть дати будь-яких запланованих подій, пов’язаних з пропозиціями, наприклад, зустріч за попередніми ставками, відкриття тендерних пропозицій та публічний список, відбір або нагородження.
Зверніться до читачів з інструкціями для учасників, що додається, для докладних вказівок щодо того, що подавати та в якому форматі. Підкреслюйте, звертаючи пильну увагу на встановлені формати та вимоги, і вкажіть можливість дискваліфікації заявок у разі невідповідності. Чітко вкажіть основу або критерії присудження тендерної пропозиції, а також будь-яку іншу інформацію, яку ви хотіли б підкреслити, наприклад, кількість необхідних копій і те, як заявки повинні бути запечатані, упаковані та позначені.
Повторіть запрошення, а потім подякуйте читачеві за його інтерес. Формально закрийте лист, а потім підпишіть своє ім'я та назву.
Поради
-
Запрошення до торгів може стати складним. Зверніться до адвоката, перш ніж завершити підготовку листа та пакетів заявок. Перевірте свій лист за граматичні та орфографічні помилки.
Заблокуйте лист, а потім надрукуйте його на своєму бланку.
