Жоден федеральний закон не вимагає від роботодавців приватного сектору дозволити поточним або колишнім працівникам доступ до їхніх кадрів. Як правило, кадрові справи працівників приватного сектора вважаються майном роботодавця, а деякі компанії використовують це обґрунтування для обмеження доступу до файлів співробітників. Федеральні та державні службовці - працівники державного сектора - можуть отримати доступ до своїх офіційних кадрових записів.
Файли персоналу
Файли зайнятості, які іноді називають кадровою справою працівника, містять такі документи, як первинна заява працівника про працевлаштування, контактну інформацію про надзвичайні ситуації, форми працевлаштування, атестацію, дисциплінарні записи та записи про присутність, а також зауваження керівника та менеджера про дії, навчання та зайнятість.. Прикладами заходів з працевлаштування є акції та припинення. У деяких випадках відділ людських ресурсів зберігає офіційний файл зайнятості, а керівник або керівник працівника зберігає відомчий файл. Хоча обидва файли повинні містити відповідну інформацію, вміст може дещо відрізнятися. Наприклад, відомчий файл не може містити копії всіх документів та документації, які працівник завершує в перший день роботи, наприклад, підтвердження політики та форми W-2.
Причина доступу
Поточні співробітники просять переглянути свої файли, щоб забезпечити чіткий облік кадрового департаменту щодо їхнього працевлаштування. Якщо компанія проводить щорічні оцінки роботи, копії форм оцінки на кожен рік, коли працівник був зайнятий, повинні бути в кадровій справі. Аналогічно, записи про відвідуваність повинні точно відображати відсутність співробітників, внаслідок хвороби, відпустки або відсутності. Колишні працівники часто запитують файли для отримання копій документів, які вони можуть використовувати у своїх пошуках майбутньої роботи. Наприклад, якщо у файлі колишнього працівника є записи про продуктивність і досягнення, ця інформація може бути корисною для реконструкції резюме або підготовки списку робочих обов'язків для участі в інтерв'ю з потенційними роботодавцями. Колишні працівники можуть також вимагати копії своїх трудових документів для використання у поданні скарги на роботодавця.
Політика роботодавця
Багато роботодавців мають політику на робочому місці щодо звільнення записів працівників. Політики на робочому місці змінюються залежно від типів записів, доступних для перевірки та копіювання працівників, і деякі компанії призначають робочі години як єдиний час, протягом якого співробітники можуть переглядати записи персоналу. Роботодавці, які мають політику з цього питання, в основному присвячують розділ у посібнику працівникам щодо доступу до записів. Добре написана політика окреслює кроки, необхідні для перегляду записів, до яких типів записів мають доступ працівники, коли працівники можуть переглядати свої записи та будь-які звинувачення у ксерокопії документів, що містяться в кадровій справі працівника.
Обов'язок роботодавця
Згідно з федеральним законом, роботодавці приватного сектора не повинні надавати копії файлів зайнятості поточним або колишнім працівникам. Рішення про видачу файлів базується на політиці компанії, а в деяких випадках - на державному праві, що регулює доступ до файлів персоналу. Проте багато роботодавців бачать користь виконання вимог працівника. Відмова у доступі до файлів зайнятості може лише викликати питання, на які роботодавець не може відповісти. Якщо роботодавці зберігають файли персоналу, які містять точну інформацію, яка раніше була передана працівникам, не повинно бути питання про те, чи може ця інформація бути звільнена після того, як працівник покине компанію. Чесно кажучи, багато роботодавців надають працівникам доступ до кадрових файлів. Така практика свідчить про прозорість політики та обліку зайнятості.
Закони про доступ до федерального працівника доступ до трудових книжок є частиною Федерального закону про приватність 1974 року; Управління персоналу США - це агентство, яке загалом відповідає за кадрові записи федеральних службовців. Окремі держави звертаються із запитами працівників щодо доступу до записів персоналу.
Державні закони
Деякі штати мають закони, які дозволяють працівникам отримувати доступ до кадрових файлів. Інші держави мовчать про те, чи можуть нинішні та колишні співробітники переглядати або фотокопіювати матеріали персоналу. У більшості випадків працівники - нинішні чи колишні - які були залучені до розслідування на робочому місці, не можуть переглядати записи про розслідування. Такі записи не повинні зберігатися у робочому процесі. Вони повинні залишатися під опікою відділу людських ресурсів, і тільки персонал, відповідальний за розслідування, повинен мати доступ до слідчих матеріалів.
Обмежений доступ
Держави, які мають закони про доступ працівників до файлів персоналу, можуть вимагати від працівників письмового запиту, а деякі закони дозволяють роботодавцям обмежувати доступ до певних матеріалів. Закон Каліфорнії, наприклад, вимагає від роботодавців дозволити теперішнім та колишнім працівникам отримати доступ до своїх документів протягом 21 дня після отримання запиту працівника. Роботодавці, які не дотримуються закону штату Каліфорнія з цього питання, підлягають штрафним санкціям, штрафам і судам цивільного позову за відмову у доступі до файлів працівників. Міссурі, з іншого боку, не має державного закону, який передбачає доступ до кадрової справи працівника.
