Всі компанії, які наймають та обслуговують працівників, повинні зберігати файл співробітників або персоналу для кожного найманого працівника. Менеджери з людських ресурсів повинні бути обережними, щоб не включати конфіденційну інформацію в загальний файл працівника, наприклад, медичні, фінансові, кримінальні записи чи записи про допуск до безпеки. Ці типи інформації повинні зберігатися в захищеному місці, згідно з державним і федеральним законом. Інші типи нечутливої інформації повинні зберігатися у спеціальному файлі для працівників, що дозволяє проводити перевірку працівників або використовувати їх як доказ у судовому процесі щодо працевлаштування.
Попередні протоколи зайнятості
Інформація, що стосується повідомлень про роботу перед працевлаштуванням, опис посади, копії початкової заявки на роботу, резюме, записки на співбесіди, пропозиції про роботу, будь-які підписані форми перевірки, такі як читання та розуміння підручника для працівників, повинні зберігатися у файлі працівника.
Заробітна плата, нарахування заробітної плати та податкова інформація
Ці типи документів включають протоколи часу, форми W-4, заповнені працівником, записи про відвідуваність, прямі дозволу на депозит, щорічні заяви W-2 і мандати на підтримку дітей, що впливають на оплату праці працівників.
Оцінка ефективності, огляди та інциденти
Якщо ваша компанія проводить періодичні перевірки ефективності, копію кожного перегляду щодо конкретного співробітника слід розмістити у кадровій справі працівника. Крім того, будь-які інциденти, пов'язані з суперечками з іншими працівниками чи керівництвом, питаннями поведінки, шаблонами відсутності, поганою роботою та письмовими попередженнями повинні бути зазначені у файлі.
Навчання та освіта
Багато посад вимагають попереднього та постійного навчання, освіти або сертифікації. Роботодавці повинні вести облік всіх навчальних програм, які виконує працівник. Якщо працівникам було видано сертифікат про закінчення спеціального курсу, що стосується роботи, копію слід зберігати у файлі.
Екстрені контакти та вигоди
Всі роботодавці повинні зберігати список екстрених контактів для кожного працівника, незалежно від того, чи є робоче середовище небезпечним. Крім того, слід записати всі вигоди, пов'язані з позицією працівника. Переваги можуть включати оплачувані відпустки, медичне страхування, програми відшкодування оплати за навчання та інше покриття.
