Як програма баз даних, Microsoft Access має ряд додатків у діловому світі. Менеджери можуть використовувати Access для створення бази даних співробітників, що дозволяє їм одразу переглядати інформацію про зарплату, демографічні дані та бюджетні цифри. Фахівці з бухгалтерського обліку часто використовують бази даних Access, а також відстежують рахунки-фактури, переглядають дебіторську заборгованість і відстежують фінанси компанії. Після того, як основна інформація введена в таблиці доступу, бухгалтери можуть створювати власні запити та форми, які полегшують пошук необхідної інформації.
Запишіть список полів, які потрібно включити до бази даних обліку. Залежно від ваших потреб, ці поля можуть включати суму заборгованості, назву клієнта, дату виконання, терміни та поле приміток для введення тексту у вільній формі.
Відкрийте Microsoft Access і перейдіть до розділу таблиці. Оберіть варіант створення нової таблиці в режимі проектування. Відкриється сітка, що дозволяє вводити ім'я для кожного поля, а також опис вмісту цього поля.
Натисніть розкривний список біля "Тип даних" для кожного поля бази даних. Можна форматувати поля як валюту, числові та текстові. Можна також використовувати поля дати та часу для подібних дат.
Перегляньте список полів у вашій базі даних та додайте інші, які, на вашу думку, вам знадобляться. Легше будувати всі необхідні поля з самого початку, ніж повертатися і додавати поля до бази даних, яка вже містить сотні або тисячі записів.
Натисніть кнопку "Зберегти", щоб зберегти таблицю. Введіть назву таблиці та натисніть "ОК".
Перейдіть до розділу "Форми" у вікні "Доступ" і виберіть варіант майстра форм. За допомогою майстра форм створіть просту форму введення даних на основі полів у таблиці. Потім ви можете скористатися цією формою введення даних, щоб додати інформацію до таблиці. Коли ви вводите форму для введення даних, інформація автоматично переноситься до базової таблиці доступу.
Перейдіть до розділу "Запити" і почніть створювати запити, які зроблять вашу облікову базу більш корисною. Використовуйте майстер запитів, щоб створити початковий запит і зберегти його, потім клацніть правою кнопкою миші на запит і виберіть "Дизайн", щоб внести будь-які зміни або встановити критерії. Наприклад, ви можете створити запит про дату і ввести "Між Ввести початкову дату і Ввести кінцеву дату". Це підказує користувачеві ввести дату початку та завершення запиту. Такий запит може бути дуже корисним для перегляду прострочених рахунків-фактур і відстеження дебіторської заборгованості.
