Коли компанії мають працювати на контракті, вони часто видають запит на пропозицію (RFP) кваліфікованим особам, компаніям і підрядникам, які здатні виконувати цю роботу. Чи ви отримаєте роботу, значною мірою залежатиме від контактів, які ви маєте в компанії, яка випустила RFP, але це також буде залежати від того, як ви відповісте на запит. Надсилання пропозиції у відповідь на пропозицію є більш формальним, ніж надсилання відповіді електронною поштою, щоб висловити свій інтерес, і повинно бути зроблено професійно. Якщо ви отримали запит на пропозицію щодо проекту, який вас цікавить, виконайте такі дії, щоб відповісти правильно.
Прочитайте RFP і переконайтеся, що ви чітко розумієте, чого хоче компанія. Зателефонуйте в контакт з компанією, якщо ви не впевнені в будь-яких питаннях і потребуєте роз'яснень. Інтерв'ювання цієї особи є набагато більш професійним, ніж подання відповіді, що неправильно розуміє запит. Це також має перевагу в наданні особистого вступу до вас, який допоможе, коли прийде час для компанії, щоб переглянути вашу пропозицію.
Складіть план відповіді. Ви отримали ЗПП, ймовірно, за певним форматом, що стосується того, чого хоче компанія. Використовуйте це як керівництво для створення контуру. Почніть із створення маркованого списку всіх заголовків розділів. Для кожного з них складіть перелік питань, на які потрібно відповісти, і питання, які необхідно вирішити. Наявність такої схеми, яка допоможе вам у процесі розробки Вашої пропозиції, полегшить Вам відповідь на ЗП у чіткій та стислій формі.
Зберіть команду для підготовки пропозиції. Деякі особи у вашій організації можуть мати досвід роботи в цій області, а інші можуть мати особливий талант для складання письмових документів. Зібрати невелику команду для зустрічі та розробки деталей пропозиції, яку було запропоновано.
Напишіть пропозицію. Вміст буде змінюватися від одного RFP до наступного, але є деякі рекомендації, які необхідно мати на увазі. Визначте і дайте відповіді на всі запитання, на які посилається RFP, та вирішуйте будь-які проблеми, які має компанія. Не бійтеся брати підхід з доданою вартістю, визначаючи ключові елементи, які ви можете запропонувати, але інші не можуть. Ви також повинні проявити чітке розуміння вимог ЗПП, визначивши конкретні результати, які Ви надасте в рамках проекту, а також прогнозований графік для кожного з них та розбивку цін на всі аспекти запропонованого проекту.
Складіть додаткові елементи, які будуть подані разом із вашою пропозицією. Почніть з написання стислого короткого резюме, що дає короткий огляд всього, про що говорить пропозиція. Ви також повинні написати документ на одну сторінку, що пояснює фокус і досвід Вашої компанії. Замініть це особистою біографією, якщо ви особистість, а не компанія. Завершіть написання короткого супровідного листа, щоб пояснити, як ви отримали RFP, і зацікавлені в проекті, та зазначте, що додана пропозиція подається на розгляд. Включіть повну контактну інформацію як у супровідний лист, так і в пропозицію.
Надішліть матеріали компанії, яка видала RFP. У ЗПП, ймовірно, визначено дату повернення матеріалів. Обов'язково надайте всі матеріали до цієї дати. Також є гарною ідеєю провести зустріч з компанією через тиждень після цієї дати, щоб запитати, чи можна надати будь-яку додаткову інформацію з цього питання.
Поради
-
Компанії рідко роблять вибір на основі пропозиції; однак, як правило, хороша політика завжди відповідає на запит на пропозицію, а також робить добру спробу надати найбільш детальну можливу інформацію, представлену максимально професійно.
