Після завершення проекту залишається лише проаналізувати, що відбулося, що пішло не так, і що команда може зробити, щоб майбутні проекти були більш успішними. Як правило, це робиться в доповіді після засудження. Неоціненною передумовою для остаточного, післяпроектного засідання є доповідь, що містить посмертне повідомлення, яке дає конкретні приклади та багато деталей, не будучи занадто негативними або самовідданими.
Структура та стиль
Формальна структура звітів з чітко визначеними заголовками та підзаголовками допоможе вам представити як фактичну, так і аналітичну інформацію ясним і лаконічним чином. Навчальна лабораторія університету Пердью пропонує писати весь звіт за допомогою одного стандартного шрифту, такого як Arial або Times New Roman. Використовуйте списки, коли ви можете, і використовуйте пробіл між розділами та в межах розділів, щоб зробити звіт легшим для читання. Правильно використовуйте граматичну напругу: Використовуйте минуле, щоб пояснити процедури і теперішній час, щоб узагальнити і викласти результати проекту.
Вступ і цілі
Скористайтеся вступним розділом, щоб описати цілі звітів про помилки. Більшість звітів мають на меті досягти чотирьох основних цілей: розглянути та обговорити, чи був проект успішним, визначити високі моменти та досягнення, вказати на важливі питання та обговорити тактику вирішення проблем та окреслити основні висновки. Форматування цих цілей як маркованого списку також є гарним способом визначення структури звіту.
Параметри та цілі
У наступному розділі представити інформацію про проект та цілі проекту на основі фактів. Організуйте інформацію на основі фактів - наприклад, назву, ім'я менеджера проекту, дату початку і цільову та фактичну дату завершення - у форматі таблиці. Узагальнення проекту в короткій розповіді. Включіть таку інформацію, як тип, цілі, цілі та завдання проекту, а також бюджет, вимірювання оціночних показників та будь-які обмеження або обмеження, з якими стикався проект.
Аналіз і оцінка ефективності
Інформація про ефективність є «м'ясом» звіту. Використовуйте описи та маркіровані списки, щоб описати основні досягнення та проблеми. У підрозділі досягнення проекту опишіть, що було правильно і що спрацювало добре, та обговоріть практику - наприклад, щотижневий графік зустрічей або можливість спілкування за допомогою миттєвого обміну повідомленнями - що команда виявилася особливо корисною для завершення проекту вчасно. У підрозділі ключових питань опишіть, що пішло не так, які політики та процедури викликали проблеми і які виклики стикалися з командою. Поговоріть про те, як ці проблеми вплинули на аспекти проекту, такі як бюджет і графік, і опишіть, що команда зробила для подолання або управління ними.
Оцінка та винос
Завершіть звіт загальною оцінкою проекту та аналізом на винос. Система оцінювання з п'яти до десяти пунктів, яка оцінює критичні аспекти проекту - включаючи продуктивність, дотримання управлінської бази та комунікації - може створити корисний візуальний дисплей. Нарешті, опишіть засвоєні уроки, визначте будь-яку найкращу практику, розроблену та впроваджену під час проекту, та надайте пропозиції щодо подальших вдосконалень.
