Письмові директиви для працівників часто є більш корисними, ніж усні інструкції. Лист, що містить деталі нової політики або процедури, надає працівникам документ для подальшого використання. На додаток до допомоги їм запам'ятати, як дотримуватися нової процедури, директивний лист виконує юридичну вимогу надання офіційного повідомлення про нову політику, передбачену законом. Наприклад, на початку 2011 р. У багатьох містах запроваджуються заборони на куріння, які впливають на сферу діяльності підприємств. Обов'язок роботодавця - інформувати працівників про те, як дотримуватися нової політики щодо паління.
Вставте фірмовий бланк у принтер. Ця директива є офіційним повідомленням, а бланку буде посилювати формальний характер інформації.
Введіть повну дату. Ви завжди повинні включати дату в директиву, оскільки вона встановлює час повідомлення. Пропустити рядок.
Введіть ім'я одержувача та її адресу, якщо ця директива стосується лише однієї особи. Якщо це повний лист для всіх працівників, опустіть ім'я та адресу.
Тип "Шановні співробітники", за яким йде двокрапка, якщо лист йде всім працівникам. Введіть певну назву, якщо вона переходить до однієї особи.
Почніть лист з безпосереднім твердженням про те, про що йдеться. Дайте відповідні відомості про політику або процедуру, наприклад, коли вона набуде чинності і хто постраждає від політики.
Перелічіть етапи виконання завдання або виконання нової політики. Використовуйте ясний, легкий для читання мова, за яким можуть керуватися співробітники.
Поясніть, як ця нова політика принесе користь одержувачу (їм) і подяку за співпрацю. Поясніть, що станеться, якщо працівник вирішить не дотримуватись директиви.
Вкажіть будь-які відповідні терміни або контактну інформацію в останньому пункті. Опишіть метод оцінки відповідності працівників, якщо це можливо. Запропонуйте відповісти на будь-які запитання, які могли б мати одержувачі.
Закрийте лист, набравши поважне закриття і ввівши своє повне ім'я та назву. Підпишіть над введеною назвою.
Попросіть іншого керівника прочитати лист, щоб переконатися, що ви не пропустили жодної інформації.
Надішліть лист (и). Якщо директива є результатом зміни закону, розглянути питання про підтвердження підпису від одержувача (ів), щоб довести, що ця директива була отримана.
