Листи-пропозиції можуть слугувати важливим інструментом для отримання нових клієнтів, відкриття нових проектів і розвитку бізнесу. Від розкладки та дизайну до мови, що використовується в документі, керівники підприємств повинні розглянути всі аспекти пропозиції, перш ніж відправити її бажаному одержувачу, щоб максимізувати ефективність документа. Так само, як відкриття такого листа має вирішальне значення для того, щоб читач прочитав повний зміст, останні кілька пропозицій листа пропозицій також мають особливе значення, оскільки це останні слова, які одержувач прочитає, перш ніж потенційно прийме рішення.
Написання ефективної пропозиції
Щоб написати ефективний лист пропозицій, корисно починати зі збору всієї відповідної інформації, яку ви плануєте включити до документа. Це може включати статистику, цифри бюджету, дати, визначення та облікові дані вашої компанії. Ви також можете почати з плану, який є інструментом написання, який може допомогти вам спланувати різні категорії вашої пропозиції.
Введення вашої пропозиції має викликати інтерес читача і, ймовірно, включатиме деякі основні відомості про вашу компанію і чому вона кваліфікована для виконання даного конкретного завдання. Вступ може також включати широкий огляд теми пропозиції, щоб одержувачі розуміли, що вони збираються читати, і чому вони повинні продовжувати читати. Деякі пропозиції можуть також розпочатися з резюме, яке є коротким оглядом, що узагальнює ключові моменти пропозиції. Резюме є корисним для одержувачів, які не мають часу, але хочуть отримати уявлення про те, про що йде пропозиція.
Основні розділи вашої пропозиції будуть змінюватися залежно від проекту, але можуть включати розділи, в яких обговорюється бюджет проекту або ціни, запропонований термін реалізації проекту та ризики, пов'язані з проектом. Ви також можете обговорити матеріали, необхідні для завершення проекту, праці або тип працівників, необхідних для завершення проекту, і прогнозований дохід або потенціал, що генеруються проектом.
Важливо під час створення пропозиції пристосувати свій документ до певної аудиторії. Мова, яку ви використовуєте, буде змінюватися в залежності від досвіду аудиторії, а також від того, наскільки вони знайомі з технічними аспектами проекту.
Перш ніж відправити пропозицію читачеві, завжди ретельно редагуйте документ і видаліть будь-які орфографічні помилки, граматичні помилки та фактичні неточності. Опечатки та інші помилки можуть сприйматися як непрофесійні і можуть призвести до відхилення пропозиції.
Закриття листа-пропозиції
Висновок пропозиції є найважливішим елементом загального документа. Коли одержувач закінчує читання пропозиції, останні кілька речень або абзаців повинні бути в її голові. Ефективний висновок може допомогти укласти угоду і привести читача до ведення бізнесу з вашою компанією. Хоча інші частини пропозиції також є важливими для отримання схвалення для просування вперед, має сенс витрачати додатковий час на останні кілька речень для забезпечення переконливості пропозиції.
На закінчення розглянемо повторне підрахунок точок верхнього рівня пропозиції, щоб підкреслити основні поняття, не забуваючи повторювати дословно те, що ви вже писали. Цей підсумковий звіт повинен містити аналіз або пояснення, яке пов'язує всі основні моменти. Ви також можете заохотити одержувача продовжити розмову, запропонувавши відповісти на будь-які затяжні питання або обговорити цю ідею більш глибоко пізніше. Наприклад, ви можете написати: "Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас є додаткові питання - я був би радий відповісти на них". Деякі ефективні листи пропозицій також закінчуються закликом до дій, який може створити відчуття терміновості та причини для того, щоб одержувач просунувся з пропозицією. Приклад заклику до дії: "Розпочніть сьогодні цей проект, звернувшись до нашої команди".
