Написання листів з відхиленням ставки є звичайною, але непривабливою частиною ведення бізнесу. Лист відхилення заявки написаний компанією, щоб інформувати іншу компанію про те, що пропозиція компанії не була прийнята. При написанні цього типу листа, майте на увазі, що ваше повідомлення має бути ввічливим і прямим. Він повинен пояснити причини, через які заявка була відхилена, і також повинна передати, що майбутні пропозиції від цієї компанії з радістю будуть розглянуті.
Підготуйте заголовок листа. Вкажіть дату, назву компанії, ім'я контактної особи та адресу компанії, пропозиція якої була відхилена.
Звертайтеся до листа належним чином і з повагою. Лист має бути адресований за допомогою слова "Шановні", а ім'я контакту має бути вказане далі.
Почніть лист, подякувавши компанії за пропозицію. Лист відхилення заявки повинен бути ввічливим і повинен особливо подякувати компанії за пропозицію ставки. Вона також може включати дату та роботу, для якої була зроблена пропозиція.Якщо є, вкажіть пропозицію, в якій зазначається, що ви були вражені певними деталями тендерної пропозиції, та перерахуйте, що це таке.
Відхилити пропозицію компанії. Ввічливо зазначте, що ставка, розміщена цією компанією, не була прийнята, а пропозиція іншої компанії має.
Запропонувати причини відхилення. Після заяви про те, що пропозиція була відхилена, дайте компанії причину чи два щодо деталей того, чому було прийнято це рішення. Можливо, це пов'язано з цінами або товарами нижчої якості, або тому, що ця компанія не є налагодженою. Це дає можливість компанії-учасникам ознайомитися з проблемою і мати можливість виправити її у майбутніх бізнес-рішеннях.
Заохочуйте компанію в майбутньому. Закрийте лист, залишивши двері відкритими для майбутніх можливостей. Це дозволяє компанії-учасникам торгів знати, що майбутні пропозиції вітаються і що завжди є можливість, що майбутня пропозиція буде розглянута і, можливо, прийнята.
Підпишіть лист. Використовуйте слово “Щиро” при закритті листа і підписуйте своє ім'я. Вставте візитну картку з листом, ще більше заохочуючи тендерну компанію продовжувати торги на майбутні проекти.
